¿Por qué conlleva cumplimiento normativo Verifactu?
El 7 de diciembre de 2023 se publicó en el Boletín Oficial del Estado (BOE) el Real Decreto 1007/2023, que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas informáticos y electrónicos de facturación. Este sistema, conocido popularmente como Verifactu, representa una transformación en la manera en que los profesionales y empresarios deben documentar sus ventas.
El objetivo principal de esta normativa es garantizar la integridad, inalterabilidad, trazabilidad y conservación de todos los registros de facturación, sirviendo como una herramienta fundamental en la lucha contra el fraude fiscal y la emisión de dobles contabilidades.
1. ¿En qué consiste el sistema Verifactu?
Verifactu es el marco normativo que obliga a los sistemas de facturación a emitir y registrar las transacciones de venta de forma segura y auditable. No es un software en sí mismo, sino un conjunto de exigencias que todo programa informático de facturación debe cumplir.
El sistema se fundamenta en un principio técnico clave: el encadenamiento de registros.
- Registro Inalterable: Cada factura emitida debe generar un registro de alta que no puede ser modificado ni eliminado con posterioridad.
- Encadenamiento Criptográfico: Este registro incorpora una Huella Digital (Hash) que incluye datos de la factura actual y el hash de la factura anterior. Esto crea una cadena de transacciones probada criptográficamente, garantizando que el orden de las facturas no se ha roto y que ninguna se ha omitido.
- Comunicación con la AEAT: El sistema debe prever la posibilidad de remitir de forma inmediata y automática los registros de facturación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), o, al menos, incluir los elementos necesarios para que la AEAT pueda verificar dichos registros fácilmente.
Elementos de validación
Las facturas emitidas por un sistema certificado Verifactu deben incluir dos elementos de validación visibles:
- Código QR (Respuesta Rápida): Permite a cualquier tercero (incluidos clientes o inspectores) escanear la factura y verificar su validez y que ha sido registrada por un sistema certificado.
- Identificador Único: Un código o leyenda que identifica que la factura ha sido generada por un sistema que cumple con la normativa Verifactu.
2. ¿A quién afecta el reglamento Verifactu?
El ámbito de aplicación del Real Decreto es amplio y abarca a la mayoría de los agentes económicos en España que utilicen medios informáticos para la emisión de sus facturas.
Contribuyentes Obligados
Están obligados a utilizar sistemas de facturación certificados aquellos empresarios y profesionales que desarrollen su actividad en territorio español y que, de acuerdo con el artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria, estén obligados a llevar libros de registro. Esto incluye:
- Personas Jurídicas: Sociedades limitadas (S.L.), sociedades anónimas (S.A.) y otras entidades sujetas al Impuesto sobre Sociedades (IS).
- Personas Físicas: Autónomos, freelancers y microempresas sujetos al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF).
Excepciones y Regímenes Forales
Generalmente, quedan excluidos de esta obligación aquellos contribuyentes que ya están obligados a utilizar sistemas que, por su naturaleza, garantizan la inmediatez y la integridad de los registros de facturación.
- Sistema de Suministro Inmediato de Información (SII): Quedan exentos los contribuyentes que ya utilizan el SII, debido a que sus sistemas ya proporcionan a la AEAT la información de facturación de manera prácticamente inmediata y detallada.
- Regímenes Forales (TicketBAI): Los contribuyentes que operan bajo la jurisdicción de las Haciendas Forales Vascas (Diputaciones Forales de Álava, Vizcaya y Guipúzcoa) y que ya están obligados a utilizar el sistema TicketBAI (y el sistema Batuz en Vizcaya) también quedan exceptuados de la obligación Verifactu. Esto se debe a que TicketBAI/Batuz cumplen con los mismos principios de integridad, inalterabilidad y control que persigue la normativa estatal.
3. ¿Cuándo será obligatorio el Sistema Verifactu?
La implementación de la normativa Verifactu se ha diseñado mediante un calendario progresivo y escalonado. Las fechas de obligatoriedad varían en función del sujeto afectado:
| Sujeto Obligado | Obligación | Fecha Límite de Adaptación |
|---|---|---|
| Productores de Software (Fabricantes) | Deben comercializar únicamente software certificado que cumpla con todos los requisitos. | 29 de Julio de 2025 |
| Empresas y Sociedades (IS) | Deben utilizar exclusivamente sistemas de facturación que cumplan con la normativa Verifactu. | 1 de Enero de 2026 |
| Autónomos y Profesionales (IRPF) | Deben utilizar exclusivamente sistemas de facturación que cumplan con la normativa Verifactu. | 1 de Julio de 2026 |
Nota Importante: El incumplimiento de estas fechas puede acarrear sanciones económicas. Se insta a los contribuyentes a iniciar el proceso de adaptación con antelación para asegurar la continuidad operativa de sus negocios.
4. Sanciones por incumplimiento de la normativa
El incumplimiento de la obligatoriedad de Verifactu, ya sea por no utilizar el software certificado o por manipular los registros, conlleva un régimen sancionador específico establecido en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.
El régimen sancionador distingue entre dos tipos de infracciones:
- Por no usar Software Certificado: La falta de uso del sistema de facturación certificado o la falta de emisión de la Declaración Responsable por parte del fabricante de software se considera una infracción grave.
- Sanción al Fabricante de Software: Multas de hasta 150.000 euros por cada ejercicio fiscal en que se hayan producido ventas de software no certificado.
- Sanción al Usuario (Empresario/Autónomo): Multa de 50.000 euros por cada ejercicio en que se haya utilizado un sistema que no cumpla con los requisitos.
- Por Manipulación del Software: La tenencia o uso de software que permita la supresión, manipulación o alteración de los registros de facturación será sancionado de manera más severa.
- Sanción al Fabricante de Software: Multa de 150.000 euros (por programa/ejercicio).
- Sanción al Usuario (Empresario/Autónomo): Multa de 50.000 euros, por una sola vez.
El conocimiento de este régimen es fundamental para priorizar la adaptación de los sistemas informáticos antes de la entrada en vigor de la obligación.
5. ¿Cómo adaptarse al nuevo Marco Legal?
La adaptación a Verifactu requiere una revisión de los procedimientos de facturación y, en la inmensa mayoría de los casos, una actualización o cambio del software de gestión.
Opción 1: Adquisición de Software Certificado
Esta es la ruta más directa y recomendable para la inmensa mayoría de los empresarios y autónomos. Consiste en:
- Elegir un Proveedor: Seleccionar un software de facturación o TPV que haya obtenido la Declaración Responsable de cumplimiento del Real Decreto 1007/2023 por parte de su fabricante.
- Implementación: Implementar el nuevo sistema y asegurar que todos los procesos de venta generan facturas con el hash y el código QR obligatorios.
Opción 2: Sistemas de Desarrollo Propio
Si la entidad utiliza un sistema de facturación interno o desarrollado a medida:
- Auditoría Técnica: El desarrollador o un tercero debe certificar que el software cumple rigurosamente con todos los requisitos técnicos de inalterabilidad y encadenamiento.
- Documentación: El fabricante (la propia empresa si es desarrollo interno) debe emitir y mantener la Declaración Responsable y la documentación técnica exigida por la normativa.
La adaptación a Verifactu no solo es un requisito legal, sino una oportunidad para modernizar los procesos de gestión y digitalizar el negocio.