Con la entrada en vigor del sistema VeriFactu, muchos autónomos y pequeñas empresas se preguntan si sus tickets y facturas simplificadas también deben adaptarse a los nuevos requisitos. La respuesta es sí: la factura simplificada en VeriFactu tiene sus propias normas, y conocerlas bien puede ahorrarte problemas con Hacienda. En este artículo te explicamos todo lo que necesitas saber para emitirlas correctamente.
Qué es una factura simplificada en VeriFactu
Una factura simplificada es un tipo de documento comercial que acredita una operación económica con menos requisitos formales que una factura ordinaria o completa. Popularmente se la conoce como «ticket», aunque desde el punto de vista fiscal tiene entidad propia y está regulada por el Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012).
Dentro del sistema VeriFactu, la factura simplificada no queda al margen de las obligaciones de registro e integridad que impone la normativa. El Real Decreto 1007/2023, que regula el sistema Verifactu, establece que los programas de facturación deben registrar y encadenar todos los registros de facturación, incluidos los que corresponden a facturas simplificadas. Esto significa que cada ticket que emitas debe quedar registrado en el sistema con su correspondiente huella digital o hash, garantizando que no pueda ser alterado ni eliminado sin dejar rastro.
En la práctica, una factura simplificada bajo VeriFactu debe contener los campos exigidos por la normativa de facturación y, además, generar un registro de facturación que el software envíe o conserve con todas las garantías de inalterabilidad que exige el sistema.
Cuándo se puede usar factura simplificada
No todos los negocios pueden emitir facturas simplificadas en cualquier circunstancia. El Reglamento de Facturación delimita claramente los supuestos en los que este tipo de documento es válido.
Se puede emitir factura simplificada en los siguientes casos:
- Cuando el importe de la operación no supere 400 euros (IVA incluido).
- Cuando se trate de una operación de venta al por menor, incluso si supera ese importe, siempre que el destinatario sea un consumidor final y no lo necesite para deducirse el IVA.
- En determinadas actividades autorizadas expresamente por la Agencia Tributaria, como restaurantes, peluquerías, tintorerías, aparcamientos, autopistas de peaje y otras actividades de venta directa al público.
- Cuando el importe no supere 3.000 euros (IVA incluido) y el destinatario sea un empresario o profesional que no necesite identificarse para la deducción del IVA.
Sin embargo, hay situaciones en las que la factura simplificada no es válida aunque se cumplan las condiciones anteriores:
- Cuando el destinatario exige una factura completa para deducirse el IVA soportado.
- En entregas intracomunitarias de bienes.
- En operaciones en las que el sujeto pasivo es el destinatario (inversión del sujeto pasivo).
- En ventas a distancia de bienes.
- En prestaciones de servicios cuyo destinatario esté establecido fuera de la Unión Europea, salvo excepciones.
En el contexto de VeriFactu, este esquema no cambia: la normativa fiscal que determina cuándo se puede usar una factura simplificada sigue siendo la misma. Lo que añade VeriFactu es la obligación de que el software registre ese documento de forma íntegra, inalterable y trazable.
Diferencias entre factura completa y simplificada en VeriFactu
Aunque ambas son documentos de facturación válidos, las diferencias entre la factura completa y la factura simplificada son relevantes tanto en su contenido como en su uso dentro del sistema VeriFactu.
Contenido obligatorio
La factura completa debe incluir, entre otros campos:
- Número y, en su caso, serie de la factura.
- Fecha de expedición y, si difiere, fecha en que se efectúan las operaciones.
- Nombre y apellidos o razón social del emisor y del destinatario.
- NIF del emisor y del destinatario.
- Domicilio del emisor y del destinatario.
- Descripción de las operaciones y su base imponible.
- Tipo impositivo aplicado y cuota tributaria.
- En caso de que la operación esté exenta, referencia a la norma que justifica la exención.
La factura simplificada reduce estos requisitos. En concreto, no es obligatorio consignar los datos identificativos del destinatario (nombre, NIF, domicilio), salvo que este lo solicite expresamente para ejercer el derecho a la deducción del IVA. Los campos obligatorios de la factura simplificada son:
- Número y, en su caso, serie.
- Fecha de expedición.
- NIF y nombre o denominación social del emisor.
- Identificación de los bienes entregados o servicios prestados.
- Tipo impositivo aplicado y, opcionalmente, la expresión «IVA incluido».
- Contraprestación total.
Cuando el destinatario necesita ejercer su derecho a deducción, la factura simplificada debe incorporar también su NIF y domicilio, lo que la aproxima en contenido a una factura completa.
Diferencias en el registro VeriFactu
Desde el punto de vista técnico del sistema, tanto las facturas completas como las simplificadas generan un registro de facturación con su propio identificador, fecha y hora, hash encadenado al registro anterior y, si el sistema trabaja en modo VeriFactu (con envío a la AEAT), un código QR o código seguro de verificación.
La principal diferencia en el registro es el tipo de factura declarado: el sistema distingue entre factura completa y factura simplificada en los campos del registro, lo que permite a la Agencia Tributaria saber exactamente qué tipo de documento respalda cada operación.
Otro aspecto a tener en cuenta es que las facturas simplificadas rectificativas también deben seguir el mismo proceso de registro y encadenamiento que cualquier otro documento emitido con el software, sin posibilidad de eliminarlas sin dejar constancia en el sistema.
Ejemplo de factura simplificada bajo VeriFactu
Para entender cómo funciona en la práctica, veamos un ejemplo concreto. Imaginemos una peluquería que trabaja exclusivamente con clientes particulares y emite tickets al final de cada servicio.
La peluquería utiliza un software homologado para VeriFactu. Cuando finaliza un servicio valorado en 35 euros con IVA incluido, el programa genera automáticamente una factura simplificada con los siguientes datos:
- Número de factura: S-2025-0423
- Fecha: 10 de junio de 2025
- Emisor: Peluquería Ejemplo S.L. — NIF: B00000000
- Concepto: Servicio de corte y peinado
- IVA incluido (21 %)
- Total: 35,00 euros
En ese momento, el software genera el registro de facturación correspondiente, calcula el hash encadenado con el registro anterior y, si el sistema está configurado en modo de envío voluntario a la AEAT, transmite el registro en tiempo real. El ticket que se entrega al cliente puede incluir un código QR que permite verificar la autenticidad del documento en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
Si la clienta solicita una factura completa porque necesita el IVA para su empresa, el sistema emitiría en su lugar una factura ordinaria con todos los datos identificativos de la destinataria, siguiendo el mismo proceso de registro pero marcando el tipo de documento como factura completa.
Este flujo ilustra bien cómo VeriFactu integra las facturas simplificadas en el sistema de control sin añadir pasos manuales para el negocio: el software hace el trabajo de registro y encadenamiento de forma automática en cada emisión.
Conclusión
La factura simplificada en VeriFactu sigue siendo un documento ágil y útil para negocios orientados al consumidor final, como comercios minoristas, hostelería o servicios personales. Su régimen jurídico no cambia con VeriFactu: las condiciones para emitirla son las mismas que establece el Reglamento de Facturación. Lo que sí cambia es la obligación de que el software que las genera cumpla con los requisitos de inalterabilidad, trazabilidad y encadenamiento que exige el Real Decreto 1007/2023.
Para autónomos y pymes, el mensaje práctico es claro: si ya emites facturas simplificadas o tickets en tu actividad, asegúrate de que tu programa de facturación esté adaptado a VeriFactu. De ese modo, cada documento que emitas quedará correctamente registrado, y podrás demostrar ante la Agencia Tributaria que tus registros son íntegros y no han sido manipulados.
Si tienes dudas sobre si tu software cumple con los requisitos o sobre cómo adaptar tus procesos de facturación, consulta la información actualizada disponible en este portal o ponte en contacto con un asesor fiscal especializado en la materia.