Uno de los problemas más frecuentes que están viviendo autónomos y pequeñas empresas en España es descubrir, a menudo tarde, que su gestor o asesoría no se ha adaptado a VeriFactu. La implantación del sistema de facturación verificable del que habla el Reglamento de requisitos de los sistemas y programas informáticos que soporten los procesos de facturación no es opcional: es una obligación legal que afecta a la mayoría de los contribuyentes del IRPF y del Impuesto sobre Sociedades. Si tu asesor no ha tomado medidas al respecto, el problema no es solo suyo.
Qué riesgos asumes si tu asesor no cumple con VeriFactu
Antes de hablar con tu gestor o de plantearte cambiar de asesoría, es importante que entiendas cuál es tu posición legal. La responsabilidad de cumplir con la normativa tributaria recae sobre el contribuyente, no sobre el asesor. Esto significa que, aunque sea tu gestor quien lleve la contabilidad y emita las facturas, eres tú quien responde ante la Agencia Tributaria si algo no cuadra.
Los riesgos concretos de operar con un software de facturación que no cumpla con los requisitos de VeriFactu incluyen:
- Sanciones económicas: La normativa prevé multas para quienes utilicen programas de facturación que no cumplan con los requisitos técnicos exigidos, incluyendo el registro inalterable de los registros de facturación y la posibilidad de enviarlos voluntariamente a la Agencia Tributaria.
- Pérdida de validez de las facturas emitidas: Un sistema que no cumpla los estándares puede generar dudas sobre la integridad de la documentación que respaldas tus operaciones.
- Problemas en inspecciones: Si Hacienda inicia una comprobación y detecta que tu software no es conforme a la normativa, estarás en una posición de debilidad desde el primer momento.
- Daño reputacional y comercial: Algunos clientes, especialmente empresas grandes, pueden empezar a exigir que sus proveedores trabajen con sistemas conformes a VeriFactu.
Saber esto no tiene como objetivo alarmar, sino que entiendas que la inacción de tu gestor te pone en riesgo directo, y que tienes motivos legítimos y urgentes para actuar.
Cómo hablar con tu gestor sobre la obligación legal
Antes de tomar decisiones drásticas, lo razonable es abrir una conversación directa con tu asesor. Muchas asesorías están en proceso de adaptación y puede que aún no hayan comunicado con claridad su hoja de ruta. Sin embargo, eso no elimina tu responsabilidad de preguntar y de obtener respuestas concretas.
Cuando abordes el tema, te recomendamos hacerlo de forma documentada y con preguntas precisas:
- Pregunta por el software que utilizan. ¿El programa con el que gestionan tu facturación es ya conforme a VeriFactu o está en proceso de serlo? Pide el nombre del software y verifica si el proveedor ha publicado información sobre su adaptación.
- Solicita una fecha de cumplimiento. No vale con que te digan que «están en ello». Necesitas saber cuándo estarás cubierto. Dado que los plazos legales de implantación obligatoria están definidos en la normativa, tu gestor debería tener un plan claro.
- Pide que te lo confirmen por escrito. Un correo electrónico en el que quede constancia de lo hablado y de los compromisos adquiridos es una protección básica para ti.
- Pregunta qué ocurre si no se adaptan a tiempo. Una asesoría responsable debería tener una respuesta honesta a esta pregunta, aunque sea incómoda.
Si tu gestor responde con evasivas, con promesas vagas o con desconocimiento sobre qué es VeriFactu y qué implica, eso es información relevante. No necesariamente significa que debas cambiar de asesor de inmediato, pero sí que debes tomarte el asunto más en serio.
Cuándo considerar cambiar de gestor por VeriFactu
Cambiar de asesoría es una decisión que no debe tomarse a la ligera, pero hay situaciones en las que resulta inevitable. Si tras la conversación con tu gestor detectas alguna de las siguientes señales, puede que sea el momento de buscar una alternativa:
- Tu gestor desconoce qué es VeriFactu o te dice que «aún no es obligatorio» sin darte más detalles sobre cuándo lo será para tu caso concreto.
- El software que utilizan no tiene previsto actualizarse para cumplir con los requisitos técnicos del reglamento.
- No hay ningún plan de adaptación ni se puede comprometer con una fecha.
- Ante tus preguntas, la respuesta es que «ya se verá» o que «Hacienda no va a revisar todo».
- La asesoría lleva varios meses sin comunicarte nada sobre este cambio normativo pese a que afecta directamente a tu actividad.
Cambiar de gestor en mitad de un ejercicio fiscal puede parecer complicado, pero es perfectamente viable. Existe documentación, historial de facturas y registros que pueden transferirse. Una asesoría que cumpla con VeriFactu debería estar en condiciones de asumir nuevos clientes y de ayudarte en el proceso de traspaso.
Cuando evalúes posibles alternativas, asegúrate de preguntar explícitamente si trabajan con software homologado o conforme a VeriFactu, si emiten facturas con los registros de facturación requeridos y si pueden gestionar el envío voluntario de registros a la Agencia Tributaria a través del sistema VERI*FACTU.
Cómo protegerte legalmente mientras buscas solución
Si en este momento tu gestor no se ha adaptado a VeriFactu y aún no has encontrado una solución definitiva, hay pasos que puedes dar para minimizar tu exposición legal durante el tiempo que dure la transición.
En primer lugar, documenta todo. Guarda los correos que hayas intercambiado con tu asesor sobre este asunto. Si le has preguntado por VeriFactu y no ha dado respuesta, o si te ha dado respuestas que luego no se han materializado, esa documentación puede ser relevante en caso de disputa.
En segundo lugar, infórmate directamente. No dependas exclusivamente de tu gestor para entender qué te exige la normativa. La Agencia Tributaria publica información oficial sobre VeriFactu, y existen portales especializados como Verifactu.com donde puedes acceder a información actualizada y comprensible sobre el reglamento y sus plazos.
En tercer lugar, valora la transición a un software propio. Algunos autónomos y pymes han optado por utilizar directamente un programa de facturación conforme a VeriFactu, al margen de la herramienta que use su asesoría para la contabilidad. Esto no elimina la necesidad de tener un buen asesor fiscal, pero sí te da más control sobre el cumplimiento de la normativa en la parte que te corresponde directamente: la emisión de facturas.
En cuarto lugar, considera consultar con un abogado tributario si la situación se prolonga o si tu volumen de facturación es relevante. Una consulta puntual puede ayudarte a entender tu posición exacta y a tomar decisiones con más seguridad.
Por último, no esperes al último momento. La normativa tiene plazos, y cuanto más tiempo pase sin que tu situación esté regularizada, mayor es el riesgo acumulado. La adaptación a VeriFactu no es algo que pueda ignorarse indefinidamente.
Conclusión: la adaptación a VeriFactu es tu responsabilidad, aunque la gestione tu asesor
Que tu gestor no se haya adaptado a VeriFactu es un problema serio, pero tiene solución. El primer paso es siempre la conversación directa, con preguntas concretas y exigiendo respuestas claras. Si esa conversación no da frutos, el siguiente paso es evaluar si necesitas cambiar de asesoría o complementar su trabajo con herramientas que sí cumplan la normativa.
Lo que no puedes permitirte es esperar indefinidamente con la esperanza de que el problema se resuelva solo. La Agencia Tributaria no distingue entre el contribuyente que incumple por descuido propio y el que incumple porque confió en un asesor que no estaba al día. La obligación es tuya, y actuar ahora es la mejor forma de proteger tu negocio.