Una de las dudas más frecuentes entre los socios y administradores de sociedades limitadas es si el hecho de tener un gestor o asesoría externa que lleva la facturación les exime de responsabilidad ante el sistema VeriFactu. La respuesta corta es no, y conviene entender bien por qué antes de que la normativa entre en vigor de forma obligatoria para tu empresa.
Qué significa que tu gestor lleve la facturación de tu SL
Cuando una sociedad limitada delega la gestión de su facturación en una asesoría o gestoría externa, lo habitual es que sea el propio gestor quien emite las facturas, lleva el registro de las mismas y presenta las declaraciones fiscales correspondientes. En la práctica, el administrador de la SL apenas interactúa con el proceso de emisión documental y confía en que su gestor lo tiene todo bajo control.
Este modelo de externalización es completamente legal y muy extendido en el tejido empresarial español, especialmente entre pymes y pequeñas sociedades. Sin embargo, la llegada del sistema VeriFactu introduce un matiz importante que muchos administradores todavía desconocen: la obligación de cumplir con los requisitos técnicos y de integridad de los registros de facturación recae sobre el obligado tributario, es decir, sobre la propia sociedad limitada.
Dicho de otra manera, aunque tu gestor sea quien teclea las facturas y maneja el software, la SL es la entidad legalmente responsable ante la Agencia Tributaria de que esas facturas se emitan conforme a los requisitos del Reglamento de requisitos técnicos de los sistemas informáticos que deben utilizar los empresarios y profesionales.
Por qué la sanción recae sobre la SL aunque el error sea del gestor
Este punto genera mucha confusión y merece una explicación clara. En el ámbito tributario español, la relación entre una empresa y su gestor es una relación mercantil de prestación de servicios. Si el gestor comete un error que deriva en una infracción fiscal, la Agencia Tributaria no se dirige contra la asesoría: se dirige contra el obligado tributario, que es tu SL.
La normativa VeriFactu, que se articula a través del Real Decreto 1007/2023 y sus desarrollos reglamentarios, establece que los sistemas informáticos de facturación deben cumplir una serie de requisitos técnicos, entre los que destacan:
- La inalterabilidad de los registros de facturación una vez emitidos.
- La generación de un código identificativo seguro para cada factura.
- La posibilidad de remitir los registros a la Agencia Tributaria de forma voluntaria o, cuando sea obligatorio, de forma automática.
- El encadenamiento de registros que impida la manipulación retroactiva de los datos.
Si el software que utiliza tu gestoría no cumple estos requisitos, o si no está homologado para operar bajo el sistema VeriFactu, las facturas que emite en nombre de tu SL podrían considerarse no conformes. Las consecuencias van desde sanciones económicas hasta la pérdida de validez fiscal de determinados documentos.
Tu gestor podrá tener responsabilidad contractual frente a ti por los daños que su negligencia te cause, y podrás reclamarle por la vía civil. Pero eso es un proceso posterior y separado. Ante Hacienda, la deuda o la sanción la asume la sociedad.
Qué debes exigir a tu gestor para cumplir VeriFactu
El hecho de que la responsabilidad recaiga sobre la SL no significa que debas prescindir de tu gestor ni asumir tú mismo la facturación. Significa que debes asegurarte de que tu gestor cumple con los requisitos que la normativa exige. Estas son las preguntas concretas que deberías hacerle:
- ¿El software que utilizas para emitir mis facturas está adaptado a VeriFactu? Tu gestor debe poder confirmar que el programa con el que trabaja incorpora las funcionalidades técnicas exigidas por el reglamento: generación de huellas digitales, encadenamiento de registros y, si procede, envío a la AEAT.
- ¿El proveedor del software ha confirmado la compatibilidad con el sistema? No es suficiente con que el gestor lo crea. El fabricante del programa debe haber actualizado el producto y, en su caso, publicado documentación que acredite la conformidad técnica.
- ¿Mis facturas llevan el código QR y la leyenda «Verifactu» cuando corresponde? Cuando una empresa opta por el sistema de remisión voluntaria a la AEAT, las facturas deben incorporar un código QR y la indicación correspondiente. Si no los ves, pregunta por qué.
- ¿Tienes acceso a los registros de facturación de mi SL? Como administrador, deberías poder acceder en cualquier momento al historial de facturas emitidas y a los registros asociados, no solo a las copias en PDF.
- ¿Qué ocurre con mis facturas si cambio de gestoría? La portabilidad y conservación de los registros es un derecho de tu empresa. Asegúrate de que podrás llevarte los datos si decides cambiar de proveedor de servicios.
Además de estas preguntas, es recomendable que formalices por escrito las responsabilidades de tu gestoría en lo relativo al cumplimiento de VeriFactu. Un anexo al contrato de servicios o una comunicación con acuse de recibo puede ser suficiente, pero conviene tener constancia documental de los compromisos asumidos.
Cómo verificar que el software de tu asesoría es compatible con la normativa
No todas las gestorías han actualizado sus herramientas al mismo ritmo, y algunas siguen utilizando programas que no están adaptados a los requisitos técnicos del reglamento. Verificar la compatibilidad del software que usa tu asesoría no requiere conocimientos informáticos avanzados. Puedes hacerlo de varias formas.
Consulta el nombre del programa que usa tu gestor. Solicita que te indiquen qué software de facturación utilizan para tu SL. Con ese dato, puedes buscar directamente en la web del fabricante si han publicado información sobre la adaptación a VeriFactu y cuándo estará o estuvo disponible.
Revisa las facturas que recibes. Si tu gestor ya está operando con un sistema VeriFactu activo, las facturas que emite en tu nombre deberían incorporar los elementos visuales y técnicos correspondientes. La ausencia de estos elementos no es automáticamente un incumplimiento durante el periodo transitorio, pero sí es una señal de que conviene preguntar.
Pide una declaración escrita de conformidad. Aunque no existe un registro público oficial de software homologado en el sentido tradicional, los fabricantes de programas de facturación que han adaptado sus productos pueden emitir declaraciones responsables de conformidad. Tu gestor debería poder facilitarte ese documento del proveedor de su software.
Contrasta con fuentes oficiales. La Agencia Tributaria ha publicado documentación técnica y preguntas frecuentes sobre VeriFactu en su sede electrónica. Si tienes dudas específicas sobre los requisitos que debe cumplir el software, esa es la fuente primaria de referencia.
Es importante tener en cuenta que la normativa VeriFactu establece plazos diferenciados según el tipo de contribuyente. Las grandes empresas tuvieron una fecha de aplicación adelantada, mientras que para el resto de empresarios y profesionales el plazo se ha ido concretando a través de las disposiciones reglamentarias correspondientes. Tu gestor debe conocer con exactitud cuál es el plazo aplicable a tu SL y garantizarte que el cumplimiento se producirá dentro del margen legal.
Conclusión: la tranquilidad de tu SL depende de las garantías que obtengas
Delegar la facturación en una gestoría es una decisión perfectamente válida y que seguirá siéndolo con VeriFactu. La normativa no obliga a que sea el propio empresario quien emita sus facturas, sino que exige que el sistema con el que se emiten cumpla determinados requisitos técnicos, independientemente de quién lo opere.
Lo que cambia con VeriFactu es que ya no es suficiente con confiar en que tu gestor lo lleva bien. Como administrador de una SL, debes adoptar una actitud más activa: pregunta, exige respuestas por escrito y asegúrate de que el software que se usa en tu nombre está adaptado. Si tu asesoría no puede darte esas garantías, es el momento de buscar una que sí pueda.
Tu SL es la que figura en los registros de Hacienda, la que recibiría una sanción y la que tendría que defenderla. Que el error lo haya cometido otro no cambia quién está en el foco. Actuar con diligencia ahora es la mejor forma de evitar problemas cuando la normativa ya sea plenamente exigible.