Cuando una pyme o un autónomo delega la gestión de su facturación en una asesoría o gestoría, la relación no debería basarse únicamente en la confianza mutua. Con la entrada en vigor del sistema VeriFactu, que obliga a generar registros de facturación verificables por la Agencia Tributaria, resulta imprescindible que el contrato de servicios con tu asesor recoja de forma explícita quién asume qué responsabilidades. Un contrato de asesoría bien redactado puede ser la diferencia entre cumplir la normativa sin problemas y enfrentarte a una sanción por algo que dabas por hecho.
Qué obligaciones debe asumir tu asesoría respecto a VeriFactu
El Reglamento VeriFactu, aprobado mediante el Real Decreto 1007/2023, establece una serie de obligaciones técnicas y formales que afectan directamente al software de facturación y a los procesos de emisión de facturas. Si tu asesoría gestiona la facturación en tu nombre o te proporciona el software con el que trabajas, debe ser consciente de que estas obligaciones recaen sobre quien emite las facturas: es decir, sobre ti como contribuyente.
Sin embargo, cuando contratas a un tercero para que gestione ese proceso, es fundamental delimitar por contrato cuáles son sus obligaciones concretas. Entre las responsabilidades que debería asumir tu asesoría en materia de VeriFactu se encuentran las siguientes:
- Utilizar únicamente software de facturación homologado y compatible con los requisitos técnicos del sistema VeriFactu.
- Garantizar que cada factura emitida genera el correspondiente registro de facturación con los campos exigidos por la normativa, incluyendo el hash encadenado y, en su caso, el código QR.
- Mantener actualizado el sistema ante cambios normativos o técnicos publicados por la Agencia Tributaria.
- Informarte de forma proactiva si detecta cualquier incidencia o incompatibilidad que pueda afectar al cumplimiento de tus obligaciones fiscales.
- Conservar la documentación acreditativa del correcto funcionamiento del sistema durante los plazos legalmente establecidos.
Es importante que entiendas que, aunque tu asesoría cometa un error, la Agencia Tributaria dirigirá cualquier expediente sancionador contra ti como obligado tributario. Por eso, contar con un contrato claro que establezca las obligaciones del asesor te permitirá, al menos, reclamar posteriormente por los perjuicios causados.
Cláusulas recomendadas en el contrato de servicios de gestoría
Un contrato de asesoría o gestoría estándar rara vez incluye referencias específicas a VeriFactu. Ante la novedad de esta normativa, es conveniente que revises tu acuerdo actual y, si es necesario, negocies un addendum o anexo que regule estos aspectos de forma expresa.
Las cláusulas que no deberían faltar en un contrato de asesoría orientado al cumplimiento de VeriFactu son las siguientes:
- Alcance del servicio de facturación: Debe quedar claro si la asesoría emite facturas en tu nombre, si gestiona el software de facturación o si simplemente te asesora sobre cómo hacerlo tú mismo. El nivel de responsabilidad varía enormemente según el modelo.
- Conformidad con la normativa VeriFactu: El contrato debe recoger expresamente que los servicios prestados se ajustan a lo establecido en el Real Decreto 1007/2023 y en cualquier desarrollo normativo posterior, incluyendo las especificaciones técnicas publicadas por la Agencia Tributaria.
- Obligación de actualización: La asesoría debe comprometerse a adaptar sus procesos y herramientas ante cualquier modificación de la normativa sin coste adicional para el cliente, salvo que se pacte lo contrario de forma explícita.
- Responsabilidad por incumplimiento: Esta es posiblemente la cláusula más importante. Debe especificarse que, en caso de que un error o negligencia de la asesoría provoque una sanción o recargo para el cliente, la asesoría responderá por los daños y perjuicios ocasionados.
- Comunicación de incidencias: El asesor debe estar obligado a notificarte en un plazo determinado cualquier incidencia técnica o normativa que pueda afectar al cumplimiento de VeriFactu.
- Acceso a registros y documentación: Debes poder acceder en todo momento a los registros de facturación generados, así como a la documentación que acredite el correcto funcionamiento del sistema.
- Condiciones de resolución del contrato: Si la asesoría no puede garantizar el cumplimiento de VeriFactu, debes tener la posibilidad de resolver el contrato sin penalización.
Aunque puede parecer excesivo detallar tanto un contrato de servicios profesionales, estas cláusulas protegen tanto al cliente como al propio asesor, ya que delimitan con claridad el alcance de cada parte y reducen la posibilidad de conflictos futuros.
Cómo documentar el acuerdo para evitar sanciones por incumplimiento
Más allá del contrato formal, la documentación del día a día de la relación con tu asesoría puede resultar determinante si en algún momento debes demostrar ante la Agencia Tributaria que tomaste las medidas necesarias para cumplir con VeriFactu.
Algunas recomendaciones prácticas para documentar correctamente tu acuerdo con la asesoría son:
- Solicita confirmación por escrito de que el software utilizado cumple con los requisitos de VeriFactu. Un simple correo electrónico de tu asesor confirmando la homologación del sistema tiene valor probatorio.
- Guarda toda la correspondencia relacionada con cambios normativos, actualizaciones de software o incidencias técnicas. Si tu asesor te informó de un problema por correo, conserva ese mensaje.
- Pide informes periódicos sobre el estado del cumplimiento. Esto es especialmente relevante durante los primeros meses de implantación del sistema, cuando es más probable que surjan ajustes técnicos.
- Firma un acta de implantación cuando la asesoría ponga en marcha el sistema VeriFactu en tu negocio. Este documento debe recoger la fecha, el software utilizado, la versión y la persona responsable de la configuración.
- Revisa periódicamente los registros de facturación que genera el sistema para comprobar que incluyen todos los campos exigidos por la normativa.
Recuerda que la carga de la prueba en materia tributaria funciona de forma que es el contribuyente quien debe demostrar que ha actuado correctamente. Cuanta más documentación acredite tu diligencia, mejor posicionado estarás ante cualquier comprobación.
Qué hacer si el asesor incumple lo pactado en materia de VeriFactu
A pesar de contar con un contrato bien redactado, puede ocurrir que tu asesoría no cumpla con las obligaciones asumidas en relación con VeriFactu. En ese caso, es importante actuar con rapidez y de forma ordenada para minimizar el impacto en tu negocio.
Los pasos recomendados ante un incumplimiento son los siguientes:
- Documenta el incumplimiento: Antes de cualquier actuación, recopila las evidencias del fallo: facturas emitidas sin los campos requeridos, ausencia de registros de facturación, falta de actualización del software o cualquier otro indicio de que no se están cumpliendo las obligaciones pactadas.
- Comunícalo por escrito a tu asesor: Envía un requerimiento formal, preferiblemente por burofax o correo electrónico con acuse de recibo, en el que describes el incumplimiento y solicitas una solución en un plazo razonable.
- Consulta las consecuencias fiscales: Si el incumplimiento ya ha generado facturas incorrectas o registros defectuosos, consulta con otro asesor o abogado tributarista cuál es tu situación ante la Agencia Tributaria y si es necesario presentar declaraciones complementarias o comunicaciones voluntarias.
- Valora rescindir el contrato: Si el asesor no subsana el problema en el plazo acordado, ejercita tu derecho a resolver el contrato conforme a las cláusulas pactadas y busca un profesional que garantice el cumplimiento de la normativa.
- Reclama los daños: Si el incumplimiento te ha ocasionado sanciones, recargos o cualquier otro perjuicio económico, tienes derecho a reclamar una indemnización. Dependiendo de la cuantía, esto puede hacerse mediante negociación directa, mediación o, en último término, vía judicial.
Es importante saber que la responsabilidad civil de los asesores fiscales y gestores administrativos está regulada por el Código Civil y, en muchos casos, estos profesionales cuentan con seguros de responsabilidad civil que cubren este tipo de reclamaciones.
Conclusión
El contrato con tu asesoría no es un simple trámite administrativo: en el contexto de VeriFactu, es una herramienta de protección que puede ahorrarte problemas serios con la Agencia Tributaria. Antes de dar por válido el acuerdo que tienes con tu gestor o asesor fiscal, revisa si incluye referencias explícitas a las obligaciones derivadas del sistema de facturación verificable. Si no las incluye, es el momento de actualizar ese contrato.
Recuerda que la responsabilidad ante Hacienda siempre es tuya como contribuyente, pero un contrato bien redactado te da el respaldo necesario para exigir responsabilidades a quien gestiona tu facturación. La diligencia en este punto no es burocracia innecesaria: es una inversión en seguridad jurídica para tu negocio.