La entrada en vigor del sistema VeriFactu no afecta únicamente al emisor de una factura. En cualquier operación comercial entre empresas, tanto el proveedor como el cliente tienen un papel que desempeñar. Conocer con exactitud qué obligaciones corresponden a cada parte es fundamental para evitar incumplimientos y para que la relación comercial funcione con garantías legales.
Este artículo explica, de forma clara y práctica, cómo se distribuyen las responsabilidades en una operación B2B bajo el marco de VeriFactu y qué deben tener en cuenta proveedores y clientes empresa para adaptarse correctamente al nuevo sistema.
Qué obligaciones tiene el emisor de la factura con VeriFactu
El proveedor, en su condición de emisor de la factura, es quien soporta el mayor peso de las obligaciones derivadas de VeriFactu. El sistema, regulado por el Real Decreto 1007/2023, establece que el software de facturación utilizado debe cumplir una serie de requisitos técnicos orientados a garantizar la integridad, conservación y trazabilidad de cada registro de facturación.
Las principales obligaciones del proveedor como emisor son las siguientes:
- Usar un software homologado: El programa de facturación debe cumplir con los requisitos del Reglamento VeriFactu. Esto implica que el software genere registros de facturación encadenados e inalterables, con huella digital que garantice que no han sido manipulados.
- Incluir el código QR en la factura: Cuando el sistema opera en modalidad VeriFactu, cada factura debe incorporar un código QR que permita al receptor verificar la autenticidad del documento en el portal de la Agencia Tributaria.
- Remitir los registros a la AEAT: En la modalidad VeriFactu propiamente dicha, el software envía automáticamente cada registro de facturación a la Agencia Tributaria en tiempo real o de forma casi inmediata tras su emisión.
- Conservar los registros de forma íntegra: El sistema debe garantizar que los registros no puedan modificarse ni eliminarse sin dejar rastro, cumpliendo con los principios de inalterabilidad y trazabilidad exigidos por la normativa.
- Identificar correctamente al destinatario: En operaciones B2B, la factura debe recoger con precisión los datos fiscales del cliente empresa: razón social, NIF y domicilio fiscal, entre otros.
Es importante aclarar que la responsabilidad de cumplir con estos requisitos técnicos recae principalmente sobre el proveedor y sobre el desarrollador del software que este utiliza. El cliente empresa, en principio, no responde por los fallos técnicos del sistema de facturación de su proveedor, aunque sí tiene sus propias obligaciones como receptor.
Qué debe comprobar el receptor de la factura en una operación B2B
El cliente empresa que recibe una factura emitida bajo el sistema VeriFactu no queda al margen del proceso. Aunque la carga normativa principal recae sobre el emisor, el receptor tiene la responsabilidad de verificar que la documentación que recibe es auténtica y está en regla, especialmente si pretende deducir el IVA soportado o utilizar el gasto como deducible en el Impuesto sobre Sociedades.
Estas son las comprobaciones fundamentales que debe realizar el cliente empresa:
- Verificar la autenticidad de la factura mediante el código QR: El código QR incluido en las facturas VeriFactu permite acceder al portal de la AEAT y confirmar que el documento ha sido registrado correctamente. Esta verificación es sencilla y puede realizarse desde cualquier dispositivo.
- Comprobar que los datos fiscales son correctos: El receptor debe revisar que su NIF, razón social y demás datos identificativos aparecen correctamente en la factura. Un error en estos datos puede generar problemas en caso de inspección fiscal.
- Exigir facturas completas y conformes: El cliente tiene derecho a exigir que las facturas recibidas cumplan con todos los requisitos legales. Si un proveedor emite facturas sin los elementos obligatorios bajo VeriFactu, el receptor puede y debe reclamarlas en forma.
- Conservar las facturas recibidas: La obligación de conservar documentos contables no desaparece para el receptor. Las facturas emitidas por proveedores deben guardarse durante los plazos establecidos por la normativa tributaria y mercantil.
Cabe señalar que la verificación del código QR no es una obligación legal expresa para el receptor, pero sí constituye una buena práctica que protege al cliente empresa frente a posibles fraudes o irregularidades en la documentación recibida.
Cómo afecta VeriFactu a la relación comercial entre empresas
La implantación de VeriFactu introduce cambios concretos en la dinámica habitual de las relaciones entre proveedores y clientes empresa. Más allá de las obligaciones técnicas, el sistema tiene implicaciones prácticas en la forma en que se gestiona la documentación comercial.
En primer lugar, la trazabilidad reforzada que impone el sistema supone que todas las facturas emitidas quedan registradas de forma verificable. Esto aporta mayor seguridad jurídica a ambas partes: el proveedor tiene constancia de que sus facturas han sido correctamente registradas y el cliente puede confirmar la autenticidad de los documentos que recibe.
Por otro lado, el sistema limita la posibilidad de emitir facturas fuera de plazo o de modificar registros de forma irregular. Esto afecta a situaciones habituales en el tráfico mercantil, como la rectificación de facturas o la gestión de abonos, que deben realizarse siguiendo los procedimientos establecidos por la normativa y siempre con reflejo en el sistema de facturación.
Otro aspecto relevante es la informatización del proceso. VeriFactu requiere que el software de facturación del proveedor esté actualizado y sea compatible con los requisitos técnicos de la AEAT. Esto puede suponer un periodo de adaptación para aquellas empresas que aún trabajen con sistemas de facturación obsoletos o no homologados. El cliente empresa, aunque no tenga obligación directa en este punto, puede verse afectado si su proveedor no cumple con los plazos de adaptación.
En cuanto a los plazos de obligado cumplimiento, el Real Decreto 1007/2023 establece que los desarrolladores de software deben adaptar sus sistemas antes del 1 de julio de 2025, mientras que los contribuyentes obligados a su uso deben estar operativos con sistemas conformes en los plazos que la normativa de desarrollo concrete. Es recomendable consultar directamente con el asesor fiscal para conocer la fecha exacta que aplica en cada caso.
Buenas prácticas para proveedores y clientes en entornos VeriFactu
Más allá del cumplimiento estricto de las obligaciones legales, existen una serie de buenas prácticas que pueden ayudar tanto a proveedores como a clientes empresa a gestionar sus relaciones comerciales de forma eficiente y segura en el contexto de VeriFactu.
Para los proveedores, se recomienda:
- Revisar con el proveedor de software la hoja de ruta de adaptación a VeriFactu y confirmar que el programa cumplirá los requisitos antes de los plazos establecidos.
- Actualizar las plantillas de factura para incluir correctamente el código QR y los elementos identificativos exigidos por la normativa.
- Informar a los clientes habituales sobre los cambios en el formato de las facturas que recibirán, para evitar confusiones o rechazos.
- Establecer un procedimiento interno claro para la gestión de facturas rectificativas, de modo que se tramiten siempre a través del sistema VeriFactu sin incidencias.
- Coordinar con el equipo de administración o asesoría los cambios en los flujos de trabajo derivados del nuevo sistema.
Para los clientes empresa, las recomendaciones son:
- Habituarse a verificar el código QR de las facturas recibidas de sus proveedores, especialmente en los primeros meses de implantación del sistema.
- Actualizar los datos fiscales registrados ante sus proveedores para garantizar que las facturas se emiten correctamente.
- Revisar los sistemas propios de gestión documental para asegurarse de que las facturas recibidas en formato VeriFactu se archivan y conservan correctamente.
- Comunicar a los proveedores cualquier incidencia detectada en las facturas recibidas, como la ausencia del código QR o datos incorrectos, para que puedan subsanarse a tiempo.
- Consultar con la asesoría fiscal el impacto que VeriFactu puede tener en los procesos de contabilidad y deducción del IVA soportado.
Conclusión
VeriFactu no es una cuestión que afecte exclusivamente al emisor de la factura. En cualquier operación B2B, tanto el proveedor como el cliente empresa tienen responsabilidades concretas que deben conocer y gestionar adecuadamente. El proveedor asume la mayor parte de las obligaciones técnicas y de registro, mientras que el cliente debe asegurarse de recibir documentación conforme y de verificar su autenticidad.
Adaptarse a tiempo, informarse sobre los plazos vigentes y contar con el apoyo de un asesor fiscal y un software de facturación homologado son los pasos fundamentales para que la relación comercial entre empresas funcione sin contratiempos en el nuevo entorno de facturación que establece VeriFactu.