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Declaración responsable en Verifactu: qué es y cuándo se exige

Tabla de contenido

En el nuevo ecosistema de facturación digital en España, la confianza ya no se basa en la palabra del proveedor, sino en un documento con validez jurídica: la Declaración Responsable. Este certificado es el único que garantiza que un software cumple con el Real Decreto 1007/2023 y protege al empresario de las drásticas sanciones de la Ley Antifraude.

A continuación, desglosamos todo lo que necesitas saber sobre este documento vital.

1. ¿Qué es la declaración responsable de Verifactu y quién debe emitirla?

La declaración responsable es un documento formal en el que el fabricante de un sistema informático de facturación (SIF) certifica, bajo su responsabilidad, que su software cumple con todos los requisitos técnicos de integridad, inalterabilidad y trazabilidad exigidos por la Agencia Tributaria (AEAT).

¿Quién debe emitirla la declaración responsable de Verifactu?

  • La entidad productora (Desarrollador): Es el creador del código quien tiene la obligación legal de certificar que su producto es conforme a la ley.
  • El Comercializador: Si el software es vendido por un tercero (un distribuidor), este no emite la declaración, pero tiene la obligación de asegurarse de que el producto que vende la incluye.
  • Desarrollo propio: Si una empresa crea su propio software de facturación a medida, ella misma debe emitir la declaración responsable para su uso interno.

2. ¿Qué debe incluir la declaración responsable?

No sirve cualquier texto; la Orden Ministerial HAC/1177/2024 especifica los datos mínimos que debe contener para ser válida:

  1. Identificación del sistema: Nombre comercial del software y código identificador.
  2. Versión específica: La declaración solo cubre la versión actual. Cada vez que el software sufra un cambio que afecte a la facturación, se debe emitir una nueva versión de la declaración.
  3. Datos del fabricante: NIF, razón social y dirección de la empresa desarrolladora.
  4. Certificación de cumplimiento: Una frase explícita indicando que el sistema cumple con el artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria y su Reglamento de desarrollo.
  5. Descripción de funcionalidades: Breve detalle de cómo el sistema garantiza el encadenamiento de registros (hashing), la generación de códigos QR y, en su caso, el envío automático a la AEAT.

3. ¿Cuándo es obligatoria la declaración responsable?

El calendario de obligatoriedad ha sido actualizado recientemente:

  • Para el Desarrollador: La obligación de que el software incluya este documento nace en julio de 2026 (9 meses tras la aprobación de la orden técnica). Ningún software podrá comercializarse legalmente a partir de esa fecha si no cuenta con ella.
  • Para el Usuario (Empresa/Autónomo): Será obligatorio contar con un software que disponga de esta declaración el 1 de enero de 2027 (para Sociedades) y el 1 de julio de 2027 (para autónomos en IRPF).

Consecuencias de no contar con la declaración responsable de Verifactu (Sanciones)

La ausencia de este documento es considerada una infracción grave y las multas están diseñadas para ser disuasorias:

  • Sanción al Desarrollador: Comercializar un software sin la declaración responsable, o emitirla faltando a la verdad, conlleva una multa de 1.000€ por cada licencia o sistema vendido. Si además el software permite el fraude (doble uso), la multa sube a 150.000€ fijos.
  • Sanción al Usuario: La tenencia de un sistema de facturación que no cuente con la certificación (declaración responsable) del fabricante se sanciona con 50.000€ por cada ejercicio fiscal en el que se haya utilizado.

¿Cómo se solicita u obtiene la declaración?

Como usuario, tú no debes solicitarla a Hacienda, sino exigírsela a tu proveedor de software. El desarrollador tiene tres formas legales de ponerla a tu disposición:

  1. Dentro del Software: El software debe tener un apartado de «Ayuda», «Configuración» o «Legal» donde el usuario pueda visualizar y descargar el PDF de la declaración en cualquier momento.
  2. En la Web del Fabricante: Es recomendable que el desarrollador tenga una URL pública con el histórico de declaraciones responsables de todas sus versiones.

En el contrato de licencia: Se puede incluir como un anexo al contrato de servicio o suscripción.

Preguntas Frecuentes

Verifactu es el nuevo sistema de control y registro de facturación impulsado por la Agencia Tributaria para garantizar la integridad, trazabilidad y transparencia de todas las operaciones económicas de autónomos y empresas. Su objetivo es evitar manipulaciones en los datos contables, asegurar que cada factura emitida cumple estándares técnicos muy concretos y permitir un mayor control fiscal automatizado. Los programas de facturación compatibles deben generar un registro de cada factura y remitírselo a Hacienda o mantenerlo preparado para enviarlo cuando sea requerido. Verifactu forma parte del proceso de digitalización tributaria que se está implantando en toda España.

Aunque la normativa de Verifactu ya está aprobada, su obligatoriedad depende del calendario que establezca el Ministerio de Hacienda en la orden ministerial pendiente de publicación definitiva. La previsión general es que entre en vigor durante 2025–2026, con un periodo transitorio para que autónomos, empresas y proveedores de software adapten sus sistemas de facturación. Una vez fijada la fecha exacta, todos los negocios deberán utilizar programas que cumplan el estándar Verifactu. Es recomendable anticiparse y empezar a implementar soluciones compatibles cuanto antes para evitar prisas, errores y posibles sanciones cuando la norma sea plenamente exigible.

Verifactu aplica a todos los autónomos y empresas que emiten facturas en España, independientemente de su tamaño, sector o volumen de ingresos. Afecta tanto a profesionales que facturan directamente a clientes finales como a aquellos que trabajan para otras empresas, así como a negocios que usan software propio o plantillas manuales. También deben cumplir la norma los desarrolladores y proveedores de programas de facturación, quienes deben adaptar sus soluciones para generar registros seguros, firmados y trazables. En la práctica, cualquier persona o entidad que genere una factura deberá ajustarse al estándar Verifactu salvo excepciones muy concretas definidas por Hacienda.

El incumplimiento de Verifactu puede conllevar sanciones económicas importantes. Las multas incluyen penalizaciones por utilizar software no adaptado, manipular registros o impedir la correcta generación y conservación de los datos exigidos. Hacienda establece sanciones que pueden superar los 50.000 €, especialmente si se considera que el software permite ocultar ingresos o alterar la facturación. Además, no disponer del sistema compatible cuando sea obligatorio puede implicar sanciones por cada ejercicio o periodo incumplido. La norma pretende asegurar que todas las operaciones quedan registradas sin posibilidad de modificación, por lo que la prevención y la correcta adaptación tecnológica son esenciales.