La implementación del sistema Veri*Factu (Real Decreto 1007/2023) exige una adaptación integral tanto en los sistemas de facturación (software informático) como en los procedimientos internos de las empresas. El proceso de cumplimiento se bifurca en las obligaciones del proveedor tecnológico y las del usuario final.
A continuación, se detalla qué pasos deben seguir ambos actores para garantizar la plena legalidad a partir de las fechas límite de 2027.
I. Visión del usuario: empresas y autónomos
El usuario final (el obligado tributario) debe asegurarse de que el software que utiliza está certificado, ya que la responsabilidad legal recae directamente sobre él.
1. ¿A quién afecta? (obligados tributarios)
La obligación se extiende a la inmensa mayoría de los agentes económicos en España que utilicen medios informáticos para la emisión de facturas.
- Personas Jurídicas: Empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades (IS).
- Personas Físicas: Autónomos, freelancers y profesionales sujetos al IRPF.
Excepciones clave
Quedan exceptuados aquellos contribuyentes que ya utilizan sistemas de información inmediata y robusta:
- Sistema de Suministro Inmediato de Información (SII): Empresas obligadas a usar el SII.
- Regímenes Forales: Contribuyentes ya obligados a usar sistemas como TicketBAI (País Vasco) o Batuz (Vizcaya), ya que sus sistemas ya cumplen los principios de Veri*Factu.
2. ¿Cuándo entra en vigor?
El empresario o autónomo tiene la obligación de estar utilizando el software certificado a partir de las siguientes fechas límite:
| Sujeto Obligado | Fecha Límite de Adaptación |
|---|---|
| Empresas y Sociedades (IS) | 1 de Enero de 2027 |
| Autónomos y Profesionales (IRPF) | 1 de Julio de 2027 |
3. ¿Qué debe hacer el usuario para cumplir?
El paso clave para el usuario es la selección del software:
- Verificar la certificación: El usuario debe solicitar al proveedor del software la Declaración Responsable que certifique que el sistema cumple con todos los requisitos del RD 1007/2023.
- Asegurar la No-Manipulación: Una vez implementado, el usuario debe asegurarse de que ni él ni sus empleados manipulen o utilicen el software de manera que eviten la generación del registro de alta o rompan el encadenamiento.
- Mantener el registro: El sistema debe conservar todos los registros de facturación generados en el tiempo establecido por la ley.
II. Visión del Fabricante de Software (SIF)
El fabricante (o comercializador) del Sistema Informático de Facturación (SIF) asume la mayor carga técnica y legal, siendo el responsable de garantizar que el software sea seguro.
1. ¿A quién afecta?
A todas las personas o entidades que produzcan, comercialicen o desarrollen sistemas informáticos o electrónicos que soporten la facturación.
2. ¿Cuándo entra en vigor?
La obligación para los fabricantes comienza el 29 de Julio de 2025. A partir de esta fecha, solo podrán comercializar software que cumpla íntegramente con la normativa Veri*Factu.
3. Requisitos técnicos esenciales del SIF
El fabricante debe modificar el back-end del software para implementar:
- Sistema de Encadenamiento: Implementar el algoritmo criptográfico (hash) que encadena cada factura con la anterior, garantizando la inalterabilidad de la serie.
- Registro de Alta Inmodificable: El software debe generar un registro de cada factura en el momento de su expedición que impida su modificación o borrado posterior. Cualquier corrección debe realizarse mediante una factura rectificativa.
- Generación de Elementos Visuales: Asegurar la impresión del Código QR y el Identificador Único en la representación gráfica de la factura.
- Implementación del Servicio Web: Desarrollar la funcionalidad que permita al usuario, si lo desea, remitir de forma inmediata los registros de facturación a la AEAT, o que al menos permita la verificación online por la administración.
4. La obligación de certificación
El principal deber del fabricante es documentar y garantizar el cumplimiento:
- Documentación técnica: Elaborar y mantener una documentación técnica detallada que explique el funcionamiento del sistema de encadenamiento y seguridad.
- Declaración responsable: Emitir y mantener la Declaración Responsable que certifique que el SIF cumple con el RD 1007/2023. Esta declaración debe ser puesta a disposición del usuario final (el comprador del software).
Sanciones por incumplimiento
El no uso de software certificado conlleva multas para el usuario (hasta 50.000 € por ejercicio), mientras que la venta de software no certificado o la venta de software que permita la manipulación conlleva multas de hasta 150.000 € por cada producto y ejercicio fiscal para el fabricante.
La adaptación a Veri*Factu es un proceso conjunto que requiere diligencia por parte del fabricante en la certificación, y proactividad por parte del empresario en la selección del sistema adecuado antes de las fechas límite de 2026.