Desde que la Agencia Tributaria impulsó el sistema VeriFactu como parte del Reglamento de requisitos de los sistemas y programas informáticos de facturación, muchos autónomos y pequeñas empresas se preguntan lo mismo: ¿mi programa de facturación actual cumple con la normativa? ¿Necesito cambiar de software? La respuesta depende de varios factores, pero lo más importante es entender qué características debe reunir un software VeriFactu para ser considerado conforme a la ley.
En este artículo encontrarás una guía clara y práctica para saber qué exige la normativa, cómo identificar si una solución cumple los requisitos y qué debes tener en cuenta antes de tomar una decisión.
Qué es un software compatible con VeriFactu
VeriFactu es el sistema de remisión voluntaria de registros de facturación a la Agencia Tributaria en tiempo real. Forma parte del marco regulatorio establecido por el Real Decreto 1007/2023, que aprueba el Reglamento por el que se regulan los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación.
Un programa de facturación compatible con VeriFactu es aquel que ha sido desarrollado para cumplir con las especificaciones técnicas y funcionales que establece dicho reglamento. Esto implica que el software no solo genera facturas, sino que lo hace de una manera trazable, íntegra e inalterable, garantizando que cada registro quede protegido frente a manipulaciones.
Es importante distinguir entre dos modalidades que contempla la normativa:
- Sistemas VeriFactu propiamente dichos: aquellos que envían automáticamente los registros de facturación a la Agencia Tributaria en el momento de su generación.
- Sistemas no VeriFactu: aquellos que cumplen con los requisitos técnicos del reglamento pero no realizan el envío automático a la AEAT, asumiendo en cambio obligaciones adicionales de conservación y disponibilidad de la información.
La opción VeriFactu es la más sencilla para la mayoría de autónomos y pymes, ya que delega en la Agencia Tributaria la custodia del registro y simplifica el cumplimiento normativo.
Requisitos técnicos del software de facturación según la normativa
El Reglamento de facturación establece una serie de exigencias concretas que debe cumplir cualquier sistema informático de facturación utilizado por empresarios y profesionales obligados a emitir facturas. A continuación se detallan los requisitos fundamentales:
Integridad e inalterabilidad de los registros
El software debe garantizar que una vez generado un registro de facturación, este no pueda ser modificado ni eliminado sin dejar constancia de ello. Esto se consigue mediante mecanismos de encadenamiento y huella digital que vinculan cada factura con la anterior, formando una cadena verificable.
Generación de huella o hash
Cada registro debe llevar asociado un código identificador único generado mediante algoritmos criptográficos. Este hash es lo que permite comprobar que el contenido de la factura no ha sido alterado con posterioridad a su emisión.
Código QR en las facturas
Las facturas emitidas por un sistema VeriFactu deben incluir un código QR que permita a cualquier receptor verificar su autenticidad consultando los datos en la sede electrónica de la Agencia Tributaria. Este código QR facilita también la labor de comprobación por parte de la inspección fiscal.
Registro de eventos
El sistema debe dejar constancia de determinadas acciones realizadas sobre los registros, como anulaciones o sustituciones, de forma que quede un rastro auditable de todas las operaciones realizadas.
Envío a la AEAT en tiempo real (en la modalidad VeriFactu)
Si el software opera bajo la modalidad VeriFactu, debe ser capaz de remitir los registros de facturación a los servidores de la Agencia Tributaria de forma inmediata o en el menor tiempo técnicamente posible tras la emisión de cada factura.
Declaración responsable del fabricante
Los desarrolladores de software deben emitir una declaración responsable en la que certifiquen que su producto cumple con todos los requisitos establecidos en el reglamento. Esta declaración es un elemento clave para que el usuario final pueda confiar en la conformidad del sistema.
Cómo saber si un software cumple la normativa VeriFactu
Uno de los puntos que más incertidumbre genera entre autónomos y pymes es cómo verificar de forma fiable si el programa que están usando o que están considerando contratar cumple realmente con la normativa. Aquí tienes los pasos más prácticos para comprobarlo:
- Solicita la declaración responsable del fabricante. Todo proveedor de software de facturación que cumpla con el Reglamento debe poder entregarte un documento en el que declare expresamente que su sistema se ajusta a los requisitos establecidos en el Real Decreto 1007/2023. Si el proveedor no puede facilitarte este documento, es una señal de alerta.
- Comprueba que el software genera el código QR en las facturas. Este es uno de los elementos más visibles y fácilmente verificables. Si el programa no incluye un código QR en las facturas emitidas, no cumple con los requisitos básicos de la normativa.
- Verifica la funcionalidad de envío a la AEAT. Si has optado por la modalidad VeriFactu, el software debe mostrar confirmación de que los registros han sido enviados y aceptados por la Agencia Tributaria. La mayoría de los sistemas conformes incluyen un panel o registro donde puedes consultar el estado de cada envío.
- Consulta la información publicada por la AEAT. La Agencia Tributaria publica en su sede electrónica información actualizada sobre el sistema VeriFactu, incluyendo las especificaciones técnicas que deben cumplir los programas. Aunque no existe un registro oficial de software homologado, las especificaciones publicadas permiten contrastar si el software que usas las implementa correctamente.
- Lee las condiciones del contrato con tu proveedor. Algunos proveedores incluyen en sus contratos cláusulas de responsabilidad sobre el cumplimiento normativo. Es recomendable que el acuerdo recoja expresamente que el software cumple con la regulación vigente y que el proveedor se compromete a actualizar el sistema ante posibles cambios normativos.
Consejos para elegir software VeriFactu para tu negocio
Si estás en proceso de seleccionar un programa de facturación que se adapte a la normativa, estos consejos te ayudarán a tomar una decisión más informada:
Prioriza la facilidad de uso
Un software puede ser técnicamente conforme con la normativa pero resultar demasiado complejo para el día a día de un autónomo o una pyme sin departamento de administración. Antes de contratar, solicita una demostración o período de prueba para comprobar que la interfaz es intuitiva y que el proceso de emisión de facturas es ágil.
Asegúrate de que incluye actualizaciones normativas
La normativa fiscal evoluciona. Un buen proveedor de software VeriFactu debe comprometerse a actualizar su sistema ante cualquier cambio en los requisitos técnicos o en los plazos establecidos por la Agencia Tributaria. Pregunta expresamente si las actualizaciones están incluidas en el precio o si tienen coste adicional.
Valora la integración con otras herramientas
Si ya utilizas un programa de contabilidad, un sistema de gestión o una tienda online, comprueba si el software de facturación puede integrarse con ellos. La interoperabilidad reduce el trabajo manual y minimiza el riesgo de errores.
Considera el soporte técnico y la atención al cliente
Ante cualquier incidencia en el envío de registros a la AEAT o en la generación de facturas, necesitarás contar con un servicio de soporte que responda con rapidez. Consulta los canales disponibles (teléfono, chat, correo electrónico) y los horarios de atención antes de contratar.
Compara el coste total, no solo la cuota mensual
Algunos programas tienen una cuota mensual aparentemente baja pero añaden costes por número de facturas emitidas, usuarios adicionales o funcionalidades avanzadas. Calcula el coste real en función del volumen de facturación de tu negocio para hacer una comparación justa entre opciones.
No descuides la seguridad y la protección de datos
Un software de facturación maneja datos fiscales y económicos sensibles. Verifica que el proveedor cumple con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), que los servidores donde se almacena la información están en la Unión Europea y que existen medidas de seguridad como cifrado de datos y copias de seguridad periódicas.
Conclusión
Elegir un software VeriFactu adecuado no es simplemente una cuestión de cumplir con la ley para evitar sanciones, aunque ese es sin duda un motivo de peso. También es una oportunidad para modernizar la gestión administrativa de tu negocio, reducir el riesgo de errores en la facturación y ganar en transparencia frente a la Agencia Tributaria.
Lo más importante es no dar por sentado que cualquier programa de facturación del mercado cumple automáticamente con la normativa. Exige la declaración responsable del fabricante, comprueba que el sistema incluye los elementos técnicos obligatorios y asegúrate de que el proveedor tiene capacidad y voluntad de mantenerse actualizado ante los cambios regulatorios.
Si tienes dudas sobre si tu software actual es conforme con VeriFactu o necesitas orientación para elegir una solución, en verifactu.com encontrarás recursos, comparativas y toda la información actualizada para tomar la mejor decisión para tu negocio.