Constituir una sociedad limitada es un paso importante para cualquier emprendedor. Entre los trámites de alta en Hacienda, apertura de cuenta bancaria y contratación de personal, existe una obligación fiscal que muchas nuevas SL pasan por alto en sus primeras semanas de actividad: el cumplimiento con el sistema VeriFactu. Si tu empresa ha empezado a facturar recientemente, este artículo te explica todo lo que necesitas saber para arrancar con el pie derecho.
Las nuevas SL también están obligadas a VeriFactu desde el primer día
Uno de los errores más frecuentes entre los fundadores de nuevas sociedades limitadas es asumir que VeriFactu es algo que ya configurarán «más adelante», cuando la empresa esté más asentada. Esta idea puede acarrear problemas serios con la Agencia Tributaria.
El sistema VeriFactu, regulado por el Real Decreto 1007/2023, establece la obligación de utilizar software de facturación que garantice la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Esta normativa afecta a todas las empresas y profesionales obligados a expedir facturas en España, con independencia de cuándo hayan iniciado su actividad.
Dicho de forma clara: si tu SL está activa y emite facturas, debe cumplir con VeriFactu desde el momento en que expide su primera factura, no desde que lleva un año operando o cuando supere un determinado volumen de facturación.
Es importante distinguir dos modalidades dentro del sistema:
- Software VeriFactu propiamente dicho: el programa envía cada registro de facturación a la Agencia Tributaria en tiempo real o casi real, generando un código QR y una huella digital en cada factura.
- Software no VeriFactu pero compatible con la normativa: el sistema guarda los registros de forma encadenada e inalterable, aunque no los remita automáticamente a la AEAT; el empresario puede enviarlos cuando sea requerido.
En cualquiera de los dos casos, el software que utilices debe estar adaptado al Reglamento. Usar una hoja de cálculo o un programa de facturación genérico que no cumpla con los requisitos técnicos no es una opción válida para una nueva SL.
Qué software de facturación elegir al constituir una SL
El mercado ofrece numerosas soluciones de facturación, pero no todas están adaptadas al Reglamento VeriFactu. Antes de contratar cualquier herramienta, conviene verificar que el proveedor garantiza el cumplimiento de la normativa. Estos son los criterios clave que debe cumplir el software:
- Generación de huella o hash encadenado: cada factura debe estar vinculada a la anterior mediante un código que impide su alteración.
- Código QR en la factura: permite a cualquier destinatario verificar la autenticidad del documento a través de la sede electrónica de la AEAT.
- Registro de eventos: el sistema debe registrar cualquier acción relevante, incluyendo anulaciones.
- Posibilidad de envío a la AEAT: si optas por la modalidad VeriFactu, el programa debe permitir la remisión automática de registros al sistema de la Agencia Tributaria.
Al comparar opciones, ten en cuenta también aspectos prácticos como la facilidad de uso, la integración con tu programa de contabilidad, el soporte técnico en español y el coste mensual. Para una SL que acaba de nacer, una solución en la nube suele ser más conveniente que un software instalado en local, ya que facilita el acceso desde distintos dispositivos y garantiza actualizaciones automáticas cuando la normativa evolucione.
Consulta con tu asesor fiscal o gestoría antes de tomar una decisión definitiva. Muchas asesorías trabajan con plataformas específicas con las que pueden conectarse directamente para revisar tu contabilidad, lo que simplifica enormemente la gestión.
Cómo configurar VeriFactu desde el inicio en tu sociedad
Arrancar desde cero tiene una ventaja: puedes configurarlo todo bien desde el principio, sin tener que migrar datos ni corregir facturas emitidas fuera de la normativa. Estos son los pasos recomendados para una nueva SL:
- Obtén el certificado digital de la sociedad. Para operar con la AEAT y, en su caso, para el envío de registros VeriFactu, necesitarás un certificado digital emitido a nombre de la SL, no a nombre del administrador como persona física. Puedes solicitarlo a través de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) o de otras autoridades de certificación reconocidas.
- Elige y contrata el software de facturación adaptado. Como se indicó antes, asegúrate de que el proveedor certifica expresamente el cumplimiento con el Real Decreto 1007/2023.
- Configura los datos de la empresa correctamente. Introduce el NIF de la sociedad, la razón social tal y como figura en el Registro Mercantil, la dirección fiscal y los datos de actividad económica. Cualquier discrepancia con los datos que obran en poder de la AEAT puede generar incidencias.
- Define las series de facturación. Establece desde el inicio una numeración correlativa y sin saltos. Si vas a emitir facturas a clientes distintos o en distintas líneas de negocio, consulta con tu asesor si conviene crear series diferenciadas.
- Realiza una factura de prueba antes de la primera real. Muchos programas permiten emitir facturas en modo test. Aprovecha esta función para verificar que el QR es legible, que los datos son correctos y que el encadenamiento de registros funciona correctamente.
- Decide si optas por la modalidad de envío a la AEAT. Si tu software permite el envío en tiempo real, valorar esta opción desde el inicio puede darte tranquilidad adicional, ya que quedarán registros en los servidores de la Agencia Tributaria que respaldan tus facturas.
Errores que cometen las nuevas SL con VeriFactu y cómo evitarlos
La experiencia de los primeros meses de una sociedad suele ser intensa. La presión por conseguir clientes, cerrar contratos y gestionar la tesorería puede llevar a descuidar la parte administrativa. Estos son los fallos más habituales que cometen las nuevas SL en relación con VeriFactu:
- Emitir las primeras facturas con herramientas no conformes. Algunos fundadores utilizan plantillas de Word, Excel o aplicaciones básicas para emitir sus primeras facturas, con la intención de buscar un software «de verdad» más adelante. Esto incumple la normativa desde el primer documento emitido. La solución es no emitir ninguna factura hasta tener el software correcto operativo.
- Confundir la factura simplificada con la exención de obligaciones. Aunque la factura simplificada tiene requisitos formales menores, el software que la genere sigue teniendo que cumplir con los requisitos técnicos del Reglamento VeriFactu si la empresa está sujeta a él.
- No actualizar el software cuando el proveedor publica nuevas versiones. La normativa VeriFactu puede evolucionar mediante resoluciones y aclaraciones de la AEAT. Un software desactualizado puede dejar de ser conforme sin que el empresario lo sepa. Activa las actualizaciones automáticas o verifica periódicamente que tu versión es la más reciente.
- No conservar los registros correctamente. Aunque el software se encargue de encadenar y custodiar los registros, el empresario sigue siendo responsable de garantizar su conservación durante el plazo legal establecido. Realiza copias de seguridad periódicas y guárdalas en ubicaciones distintas.
- Delegar toda la responsabilidad en la gestoría sin supervisión. Contar con una asesoría de confianza es fundamental, pero el administrador de la SL debe conocer los aspectos básicos de sus obligaciones fiscales. Pide a tu gestor que te explique cómo funciona VeriFactu en tu caso concreto y qué debes revisar mensualmente.
Conclusión
Crear una sociedad limitada es el comienzo de un proyecto con muchas variables que gestionar. La facturación electrónica y el cumplimiento con VeriFactu no deberían ser una fuente de estrés si se aborda correctamente desde el inicio. La clave está en elegir el software adecuado antes de emitir la primera factura, configurarlo con los datos correctos de la empresa y mantenerlo actualizado.
Una nueva SL que arranca con una base sólida en materia de facturación se ahorra problemas futuros con la Agencia Tributaria y genera confianza tanto en sus clientes como en sus socios. Si tienes dudas sobre qué solución se adapta mejor a tu actividad o sobre cómo funciona VeriFactu en la práctica, consulta con un asesor fiscal especializado antes de emitir tu primera factura.