Desde que la Agencia Tributaria anunció el despliegue del sistema VeriFactu, las consultas de autónomos y pymes no han parado de crecer. ¿Tengo que cambiar mi software de facturación? ¿Cuándo empieza a ser obligatorio? ¿Qué pasa si no me adapto a tiempo? En esta guía de preguntas frecuentes sobre VeriFactu reunimos las respuestas más claras y actualizadas para que puedas tomar decisiones con seguridad.
Qué es VeriFactu
VeriFactu es un sistema de facturación electrónica impulsado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) que obliga a los contribuyentes a utilizar software de facturación homologado y, en su modalidad más avanzada, a enviar los registros de cada factura directamente a los servidores de Hacienda en tiempo real.
El nombre proviene de la abreviatura de Verificación Facturas y su objetivo principal es combatir el fraude fiscal mediante el control automatizado de la facturación. El sistema forma parte del desarrollo reglamentario de la Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, que en su artículo 29 estableció la obligación de usar sistemas informáticos de facturación que garanticen la integridad e inalterabilidad de los registros.
En la práctica, VeriFactu implica que cada factura generada queda registrada con un código seguro de verificación y, si el contribuyente opta por la modalidad de envío a la AEAT, dicha información llega a Hacienda de forma automática e inmediata.
¿VeriFactu y factura electrónica son lo mismo?
No exactamente. La factura electrónica es el documento en formato digital que sustituye al papel. VeriFactu, en cambio, hace referencia al sistema de registro y control de esas facturas. Un software puede generar facturas electrónicas sin estar homologado bajo VeriFactu, pero a partir de la entrada en vigor de la normativa, el software utilizado por los obligados deberá cumplir con los requisitos técnicos que establece el Reglamento.
Quién está obligado a usar VeriFactu
La obligación afecta, con carácter general, a todos los contribuyentes que desarrollen actividades económicas y que deban expedir facturas conforme al Reglamento de Facturación. Esto incluye:
- Autónomos y profesionales en estimación directa (normal y simplificada).
- Sociedades y personas jurídicas sujetas al Impuesto sobre Sociedades.
- Entidades en régimen de atribución de rentas que realicen actividades económicas.
Sin embargo, la norma contempla algunas exclusiones y regímenes especiales que conviene conocer:
- Los contribuyentes acogidos al régimen simplificado del IVA (módulos) quedan fuera de la obligación de VeriFactu en determinadas condiciones.
- Las personas físicas y entidades que ya estén obligadas a facturar a través del sistema de Suministro Inmediato de Información (SII) tampoco estarán sujetas a VeriFactu, ya que el SII cumple una función similar de control en tiempo real.
- Los contribuyentes que tributen exclusivamente en el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca del IVA también quedan excluidos.
Si tienes dudas sobre si tu actividad queda dentro del ámbito de aplicación, lo más recomendable es consultar con tu asesor fiscal o revisar el texto del Real Decreto 1007/2023, que aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación.
¿Afecta a quienes facturan solo a particulares?
Sí. La obligación no distingue entre facturas emitidas a empresas (B2B) y facturas emitidas a consumidores finales (B2C). Cualquier autónomo o empresa que deba expedir facturas con los requisitos del Reglamento de Facturación y que no esté excluido por alguno de los supuestos anteriores deberá contar con software homologado bajo VeriFactu.
Cuándo entra en vigor VeriFactu
Este es uno de los puntos que más confusión genera, en parte porque los plazos han sido objeto de ajustes desde la publicación inicial del Reglamento. Según la normativa vigente, los plazos de entrada en vigor son los siguientes:
- Personas jurídicas (sociedades y otras entidades): la obligación entra en vigor el 1 de julio de 2025.
- Personas físicas (autónomos y profesionales): el plazo se extiende hasta el 1 de enero de 2026.
Estos plazos hacen referencia a la obligación de utilizar software de facturación que cumpla con los requisitos técnicos de VeriFactu. Es importante no confundir esta fecha con el inicio de la obligación de envío en tiempo real a la AEAT, que en principio es voluntario salvo que la Agencia Tributaria lo requiera expresamente.
¿Puede cambiar el calendario?
La normativa fiscal española ha experimentado modificaciones en los plazos de aplicación de distintas obligaciones en el pasado, por lo que es recomendable mantenerse informado a través de las publicaciones oficiales de la AEAT y del Boletín Oficial del Estado. En verifactu.com actualizamos la información en cuanto se producen cambios normativos relevantes.
Cómo adaptarse a la normativa VeriFactu
Adaptarse a VeriFactu no tiene por qué ser un proceso traumático si se aborda con antelación suficiente. Estos son los pasos principales que debes seguir:
- Revisa tu situación actual. Comprueba si estás dentro del ámbito de aplicación de la norma y si tu software actual de facturación ya está homologado o tiene previsto estarlo. Muchos proveedores de software de gestión ya han iniciado el proceso de certificación.
- Consulta a tu proveedor de software. Si utilizas un programa de facturación, contacta con el proveedor para saber si el producto cumplirá con los requisitos técnicos de VeriFactu antes de la fecha límite que te corresponda. Los requisitos incluyen la generación de registros de facturación con huella o hash, la incorporación de código QR en las facturas y, en su caso, el envío automatizado a la AEAT.
- Valora cambiar de herramienta si es necesario. Si tu programa actual no tiene prevista una actualización compatible, puede ser un buen momento para comparar soluciones en el mercado que ya sean conformes con la normativa.
- Forma a tu equipo administrativo. Los cambios en los procesos de facturación afectan al día a día de quienes gestionan la contabilidad y la emisión de facturas. Una breve formación interna puede evitar errores durante la transición.
- Coordínate con tu asesor fiscal. Especialmente si tu actividad tiene particularidades (varios epígrafes, facturación internacional, operaciones con IVA especial), la figura del asesor es clave para asegurarse de que la implantación es correcta desde el primer día.
¿Qué ocurre si no me adapto a tiempo?
El incumplimiento de la obligación de utilizar software homologado puede acarrear sanciones económicas. La Ley 11/2021 establece un régimen sancionador específico para los supuestos de uso de sistemas informáticos que no cumplan con los requisitos técnicos exigidos, con multas que pueden alcanzar cantidades significativas dependiendo de la infracción concreta. Por ello, actuar con tiempo es la mejor estrategia para evitar riesgos innecesarios.
¿Es obligatorio enviar las facturas a la AEAT en tiempo real?
El Reglamento distingue entre dos modalidades. En la modalidad VeriFactu propiamente dicha, el software envía automáticamente los registros de cada factura a la AEAT en el momento de su emisión. En la modalidad alternativa, el software genera igualmente los registros con todos los requisitos de seguridad e inalterabilidad, pero no los transmite de forma automática, quedando a disposición de la Administración si esta los requiere.
Optar por la modalidad de envío en tiempo real tiene ventajas: simplifica la carga probatoria en caso de una inspección y puede agilizar ciertos procedimientos administrativos. Sin embargo, la norma no obliga a todos los contribuyentes a elegir esta vía, al menos en el marco normativo actual.
Otras preguntas habituales sobre VeriFactu
¿Qué es el código QR que aparecerá en las facturas?
El Reglamento exige que las facturas incluyan un código QR que permita verificar su autenticidad. Ese código contiene información esencial de la factura codificada de forma que cualquier persona, incluido el receptor de la factura, pueda comprobar su validez a través de la sede electrónica de la AEAT.
¿Puedo seguir haciendo facturas en Excel o Word?
No. Uno de los objetivos de VeriFactu es precisamente eliminar la posibilidad de emitir facturas mediante hojas de cálculo o procesadores de texto que no garanticen la integridad e inalterabilidad de los registros. A partir de los plazos establecidos, el uso de estos sistemas para la emisión de facturas será incompatible con la normativa.
¿VeriFactu afecta también a las facturas rectificativas y simplificadas?
Sí. El sistema de registro afecta a todos los tipos de factura que el contribuyente esté obligado a emitir, incluidas las facturas simplificadas (los antiguos tiques) y las facturas rectificativas. El software homologado debe gestionar correctamente cada uno de estos tipos de documento con sus correspondientes registros de seguridad.
Conclusión: actúa antes de que se agote el plazo
Las preguntas frecuentes sobre VeriFactu revelan que la principal preocupación de autónomos y pymes es saber si están afectados y qué tienen que hacer. La respuesta, en la mayoría de los casos, es sencilla: revisar el software que utilizas actualmente, confirmar que estará homologado antes de tu fecha límite y, si no es así, buscar una alternativa a tiempo.
Adaptarse a VeriFactu no es solo una obligación legal; también es una oportunidad para modernizar los procesos de facturación y reducir errores administrativos. Cuanto antes empieces a planificar la transición, menos presión acumularás cuando se acerquen las fechas de entrada en vigor. En verifactu.com encontrarás toda la información actualizada para acompañarte en este proceso.