La entrada en vigor de la normativa VeriFactu obliga a autónomos y pymes a utilizar software de facturación que cumpla con los requisitos técnicos establecidos por la Agencia Tributaria. Para muchas empresas españolas que ya trabajan con Sage, la pregunta es directa: ¿mi solución actual es compatible con VeriFactu o necesito hacer cambios? En este artículo analizamos el estado de la adaptación de Sage a esta normativa y qué pasos debes seguir si usas alguno de sus productos.
Software de Sage disponible para facturación en España
Sage es uno de los proveedores de software de gestión empresarial con mayor presencia en el mercado español. A lo largo de los años ha desarrollado un ecosistema amplio de soluciones dirigidas tanto a pequeños autónomos como a empresas medianas con necesidades contables y fiscales más complejas. Entre sus productos más utilizados en España se encuentran los siguientes:
- Sage 50: orientado a pymes con necesidades de contabilidad, facturación y gestión financiera. Es una de las soluciones más extendidas entre empresas de tamaño pequeño y mediano.
- Sage 200: pensado para empresas con mayor volumen de operaciones, integra módulos de contabilidad, tesorería, ventas y compras.
- Sage Business Cloud Accounting: solución en la nube dirigida a autónomos y microempresas que buscan gestionar su facturación de forma sencilla sin instalaciones locales.
- Sage Despachos Connected: solución específica para asesorías y gestorías que gestionan la contabilidad y facturación de múltiples clientes.
Cada una de estas herramientas tiene un perfil de usuario diferente, lo que también implica ritmos distintos de adaptación a los nuevos requisitos legales como los que impone VeriFactu.
Compatibilidad de las soluciones Sage con VeriFactu
La normativa VeriFactu, regulada por el Real Decreto 1007/2023, establece que los sistemas informáticos de facturación deben garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Además, obliga a que cada factura generada incluya un código identificador y, en el caso de los sistemas VeriFactu propiamente dichos, que se remitan los registros a la Agencia Tributaria en tiempo real.
Sage ha venido trabajando en la adaptación de sus principales productos a estos requisitos. Sin embargo, el nivel de compatibilidad varía según la solución concreta que utilices:
- Sage 50: Sage ha publicado actualizaciones orientadas a incorporar los mecanismos de huella digital encadenada y el registro de facturación exigidos por la normativa. Es importante verificar que tienes instalada la versión actualizada del programa, ya que versiones antiguas no incluyen estas funcionalidades.
- Sage 200: al tratarse de una solución más robusta y con mayor base de instalación en empresas medianas, Sage ha priorizado su adaptación dentro de su hoja de ruta de cumplimiento normativo.
- Sage Business Cloud Accounting: al ser una solución en la nube, las actualizaciones se aplican de forma automática, lo que en principio facilita la incorporación de los cambios normativos sin intervención del usuario.
- Sage Despachos Connected: dada la naturaleza de sus usuarios —asesorías que gestionan a sus clientes—, la adaptación es especialmente relevante, y Sage ha comunicado a su red de partners las actualizaciones necesarias.
En cualquier caso, la recomendación general es contactar directamente con Sage o con tu partner habitual para confirmar qué versión debes tener instalada y si tu licencia actual cubre las actualizaciones necesarias para el cumplimiento de VeriFactu.
Cómo adaptar Sage a los requisitos técnicos de la normativa
Si ya eres usuario de Sage y quieres asegurarte de que tu software cumple con VeriFactu, el proceso de adaptación pasa por varios pasos que conviene conocer con detalle.
1. Actualizar el software a la versión compatible
El primer paso es comprobar que tienes instalada la versión del programa que incorpora las funcionalidades exigidas por la normativa. Sage publica las notas de versión en su portal de soporte, donde se indica qué cambios normativos incluye cada actualización. Si tienes un contrato de mantenimiento activo, estas actualizaciones suelen estar incluidas sin coste adicional.
2. Configurar el sistema de registro de facturación
Una vez actualizado el software, es necesario configurar correctamente los parámetros de facturación para que el sistema genere los registros con el formato exigido por la Agencia Tributaria. Esto incluye la generación automática de la huella o hash de cada factura, el encadenamiento entre registros y, si optas por el modelo VeriFactu, la remisión automática de los datos al sistema de la AEAT.
3. Elegir entre VeriFactu y VERI*FACTU simplificado
La normativa permite dos vías: acogerse al sistema VeriFactu —con envío de registros en tiempo real a la Agencia Tributaria— o utilizar un sistema de registro que cumpla con los requisitos técnicos sin envío automático. Sage permite configurar ambas opciones, aunque la elección depende de las circunstancias de cada empresa y de las recomendaciones de tu asesor fiscal.
4. Formar al equipo y revisar los procesos internos
La adaptación tecnológica no es suficiente por sí sola. Es importante que las personas que gestionan la facturación en tu empresa entiendan qué ha cambiado y qué restricciones impone la normativa: por ejemplo, la prohibición de modificar o eliminar facturas ya registradas sin dejar trazabilidad del cambio.
Ventajas e inconvenientes de Sage para el cumplimiento de VeriFactu
Como ocurre con cualquier solución de software, trabajar con Sage para cumplir con VeriFactu tiene sus puntos fuertes y también algunas limitaciones que conviene valorar.
Ventajas
- Presencia consolidada en el mercado español: Sage lleva décadas operando en España y conoce bien el entorno normativo fiscal del país, lo que se traduce en una respuesta más ágil ante cambios regulatorios como VeriFactu.
- Red de partners y soporte local: dispone de una amplia red de distribuidores y consultores en España que pueden ayudarte con la configuración y adaptación de tu software.
- Integración contable y fiscal: al ser una solución que integra contabilidad, facturación y gestión, los registros de VeriFactu quedan integrados en el flujo de trabajo habitual sin necesidad de herramientas adicionales.
- Actualizaciones regulares: Sage mantiene un calendario de actualizaciones que incorpora los cambios normativos, lo que reduce el riesgo de quedarse desactualizado.
Inconvenientes
- Coste de licencias y mantenimiento: las soluciones de Sage, especialmente Sage 50 y Sage 200, implican un coste de licencia y mantenimiento que puede ser significativo para autónomos o microempresas con márgenes ajustados.
- Curva de aprendizaje: para usuarios que no están familiarizados con el software, la configuración de los nuevos parámetros de VeriFactu puede requerir apoyo técnico externo.
- Dependencia de actualizaciones: si no tienes el mantenimiento al día, puedes encontrarte con que tu versión instalada no es compatible con los nuevos requisitos, lo que obliga a regularizar la situación con cierta urgencia.
- Variabilidad entre productos: no todos los productos de Sage tienen el mismo nivel de adaptación en el mismo momento, por lo que conviene verificar el estado concreto de la solución que utilizas.
Conclusión: qué debes hacer si usas Sage y tienes que cumplir con VeriFactu
Si tu empresa trabaja con cualquiera de las soluciones de Sage para facturar, el primer paso es verificar que tienes activo tu contrato de mantenimiento y que el software está actualizado a la versión que incorpora los requisitos de VeriFactu. No esperes al último momento: la adaptación puede requerir tiempo de configuración y, en algunos casos, formación del equipo.
Contacta con tu partner de Sage o con el soporte oficial para confirmar el estado de compatibilidad de tu versión concreta. Si tienes dudas sobre qué opción —VeriFactu con envío a la AEAT o sistema de registro sin remisión— es más adecuada para tu situación, consulta con tu asesor fiscal antes de configurar el sistema.
El cumplimiento de VeriFactu no es opcional una vez entre en vigor la obligación para tu colectivo, y contar con un software actualizado y bien configurado es la base para evitar sanciones y garantizar que tu facturación cumple con la normativa vigente.