Con la entrada en vigor de VeriFactu, elegir un programa de facturación compatible ha dejado de ser una cuestión de preferencia para convertirse en una obligación legal. Pero el mercado está lleno de opciones y no todas cumplen realmente con lo que exige la normativa.
En esta guía analizamos qué requisitos técnicos debe cumplir un programa de facturación para ser compatible con VeriFactu, repasamos las principales opciones del mercado español y te damos criterios claros para tomar la mejor decisión según tu perfil.
Qué debe cumplir un programa de facturación para ser compatible con VeriFactu
No basta con que un software diga ser «compatible con VeriFactu» en su web. La normativa establece requisitos técnicos concretos que el programa debe cumplir para que las facturas que emitas tengan validez ante Hacienda. Estos son los fundamentales:
- Generación de registros de facturación en el formato XML definido por la Agencia Tributaria, con todos los campos obligatorios.
- Encadenamiento de registros mediante hash: cada factura debe enlazarse criptográficamente con la anterior, creando una cadena inalterable que garantiza que no se han eliminado ni modificado facturas.
- Código QR verificable en cada factura emitida, que permite al receptor comprobar los datos ante la AEAT.
- Envío de registros a la AEAT, ya sea de forma automática e inmediata (sistema VeriFactu) o mediante conservación local con envío bajo requerimiento (sistema No VeriFactu).
- Declaración responsable del fabricante que certifique que el software cumple con el Reglamento VeriFactu y la orden ministerial correspondiente.
Si tu programa actual no cumple con todos estos puntos, necesitas cambiarlo antes de que la obligación entre plenamente en vigor. Y si estás buscando uno nuevo, estos son los criterios mínimos que no puedes negociar.
Tipos de programas de facturación VeriFactu que existen
El mercado de software de facturación en España se puede dividir en varias categorías, cada una con ventajas e inconvenientes diferentes:
Software SaaS (en la nube)
Son plataformas online a las que accedes desde el navegador o una app. No necesitas instalar nada y se actualizan automáticamente. Es la opción más popular entre autónomos y pequeñas empresas por su sencillez y porque suelen incluir las actualizaciones normativas sin coste adicional. Ejemplos en el mercado español incluyen Holded, Quipu, Contasimple o Declarando, entre otros.
Software de escritorio (instalado)
Programas que se descargan e instalan en tu ordenador. Tradicionalmente utilizados por asesorías y empresas con necesidades más complejas. Ofrecen más control sobre los datos pero requieren actualizaciones manuales y gestión de copias de seguridad. Contasol y Factusol son ejemplos clásicos de esta categoría.
ERPs con módulo de facturación
Soluciones empresariales completas que incluyen facturación como parte de un sistema más amplio de gestión (contabilidad, inventario, CRM, etc.). Son más potentes pero también más complejos y caros. Sage, Cegid o A3 Software son referentes en este segmento.
Programa gratuito de la AEAT
La Agencia Tributaria ofrece un programa básico y gratuito para emitir facturas compatibles con VeriFactu. Cumple con la normativa pero carece de funcionalidades de gestión: no controla gastos, no genera informes fiscales y no ofrece soporte técnico. Es una opción viable solo para quien emite muy pocas facturas al mes.
Qué más valorar a la hora de elegir tu programa de facturación
Cumplir con VeriFactu es el mínimo, pero no debería ser el único criterio. Un buen programa de facturación debe ayudarte a gestionar tu negocio de forma eficiente. Estos son los aspectos que más valoran los autónomos españoles a la hora de elegir:
- Facilidad de uso: si necesitas un manual de 50 páginas para emitir una factura, ese no es tu software. La interfaz debe ser intuitiva y permitirte hacer lo básico en pocos clics.
- Gestión de gastos e IRPF: poder registrar gastos deducibles y que el programa calcule automáticamente tus modelos fiscales (303, 130) te ahorra horas y errores.
- Conciliación bancaria: la conexión con tu banco para cruzar automáticamente movimientos con facturas es una funcionalidad que, una vez la pruebas, no puedes vivir sin ella.
- Soporte en español: cuando tengas un problema con un envío a Hacienda, necesitas que alguien te atienda rápido y en tu idioma.
- Precio competitivo: los planes para autónomos suelen estar entre 10 y 25 euros al mes. Desconfía de los que cobran mucho más sin ofrecer funcionalidades proporcionales.
- Integraciones: con tu banco, con pasarelas de pago, con herramientas de productividad. Cuanto más conectado esté tu software, menos trabajo manual tendrás.
Cómo saber si tu programa actual ya es compatible con VeriFactu
Si ya estás usando un programa de facturación y no tienes claro si cumple con VeriFactu, hay tres cosas que puedes comprobar ahora mismo:
- Busca la declaración responsable: el fabricante del software debe haber emitido una declaración responsable de cumplimiento. Si no la encuentras en su web o no te la facilitan al pedirla, mala señal.
- Comprueba el QR en tus facturas: las facturas emitidas con un software VeriFactu deben incluir un código QR verificable. Si tus facturas no lo llevan, tu programa no cumple.
- Pregunta por el envío a la AEAT: el programa debe ser capaz de enviar los registros de facturación a Hacienda, ya sea de forma automática o bajo demanda. Si no tiene esta funcionalidad, no es compatible.
Si tu software actual no pasa estas tres comprobaciones, es momento de buscar alternativa. Y cuanto antes lo hagas, más tiempo tendrás para migrar tus datos y adaptarte al nuevo sistema sin prisas.
Errores habituales al elegir un programa de facturación VeriFactu
Tras hablar con cientos de autónomos y empresas sobre este tema, estos son los errores que vemos con más frecuencia:
- Elegir solo por precio: lo más barato hoy puede salir caro mañana si el software no se actualiza, no da soporte o no escala contigo.
- No verificar la compatibilidad real: que un software diga «compatible con VeriFactu» en su web no significa que lo sea. Exige la declaración responsable.
- Dejar la migración para el último momento: cambiar de programa de facturación requiere migrar datos, aprender la nueva herramienta y ajustar procesos. No lo dejes para la semana antes de la fecha límite.
- Ignorar las necesidades futuras: hoy emites 10 facturas al mes, pero si tu negocio crece, necesitarás un software que crezca contigo sin obligarte a cambiar de nuevo.
Conclusión: elige un programa que cumpla hoy y te sirva mañana
La obligación de VeriFactu es una realidad y elegir el programa de facturación adecuado es una de las decisiones más importantes que puedes tomar como autónomo o pequeña empresa este año. No se trata solo de cumplir con Hacienda, sino de aprovechar la oportunidad para profesionalizar la gestión de tu negocio.
Busca un software que cumpla con los requisitos técnicos de VeriFactu, que sea fácil de usar, que te ayude con la gestión fiscal y que tenga un equipo de soporte que responda cuando lo necesites. Tu programa de facturación debería ser un aliado, no un problema más.