Desde la aprobación del Reglamento VeriFactu, muchos autónomos y pequeñas empresas se preguntan cómo funciona este sistema en la práctica y qué pasos deben seguir para cumplir con la normativa. En este artículo explicamos de forma clara y ordenada cómo usar VeriFactu en el día a día de tu negocio, desde la emisión de la primera factura hasta el envío de registros a la Agencia Tributaria.
Qué es VeriFactu y por qué debes usarlo
VeriFactu es el sistema de facturación verificable impulsado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) en el marco del Real Decreto 1007/2023. Su objetivo es garantizar la integridad e inalterabilidad de las facturas emitidas por empresas y profesionales, eliminando la posibilidad de llevar una doble contabilidad o modificar registros de forma fraudulenta.
El sistema se basa en la generación de un registro de facturación con huella digital (hash) que puede enviarse de forma voluntaria a la AEAT en tiempo real, o bien conservarse en el propio sistema del emisor para su verificación posterior. Aunque en su modalidad de envío a Hacienda la participación es voluntaria, el software de facturación que utilices debe cumplir con los requisitos técnicos del reglamento de forma obligatoria a partir de los plazos establecidos.
Cómo emitir una factura con VeriFactu
Para emitir una factura correctamente dentro del sistema VeriFactu, tu software de facturación debe estar homologado o adaptado a los requisitos técnicos del reglamento. El proceso, aunque puede variar según el programa que uses, sigue siempre estos pasos fundamentales:
- Accede a tu software de facturación adaptado a VeriFactu. Asegúrate de que la versión que utilizas cumple con el Real Decreto 1007/2023. Si tienes dudas, consulta con tu proveedor de software.
- Introduce los datos de la factura. Rellena los campos habituales: datos del emisor, datos del destinatario, concepto, base imponible, tipo de IVA aplicable e importe total.
- El sistema genera automáticamente el registro de facturación. Una vez guardada la factura, el software crea un registro con los datos estructurados y aplica una función hash que encadena ese registro con el anterior, formando una cadena verificable e inalterable.
- Se genera el código QR y el identificador único. Cada factura emitida bajo este sistema incluye un código QR que permite al receptor verificar su autenticidad en el portal de la AEAT, así como un identificador único de registro (IDRegistroFactura).
- Entrega la factura al cliente. El documento puede entregarse en papel o en formato electrónico, siempre que incluya el código QR obligatorio.
Es importante destacar que una vez emitida la factura bajo el sistema VeriFactu, no es posible modificarla ni eliminarla sin dejar rastro. Si se detecta un error, el procedimiento correcto es emitir una factura rectificativa.
Cómo se envían los registros a la AEAT
Uno de los aspectos que genera más dudas entre los usuarios es el mecanismo de envío de datos a Hacienda. Es fundamental entender que VeriFactu contempla dos modalidades de funcionamiento:
- Modalidad VeriFactu con envío a la AEAT: El software envía cada registro de facturación a los servidores de la Agencia Tributaria en el momento de su emisión o con una periodicidad máxima determinada por la normativa. Este envío se realiza de forma automática a través de los servicios web de la AEAT mediante ficheros XML con una estructura técnica específica.
- Modalidad sin envío a la AEAT: Los registros se conservan en el sistema del propio contribuyente, encadenados y con huella digital, pero no se remiten a Hacienda de forma automática. En este caso, la AEAT puede solicitar el acceso a esos registros en cualquier momento, por ejemplo, en el marco de una inspección fiscal.
Si optas por la modalidad con envío, el proceso es el siguiente:
- Tu software empaqueta el registro de facturación en el formato XML definido por la AEAT.
- Lo envía a través del servicio web habilitado por Hacienda, autenticándose mediante certificado digital.
- La AEAT devuelve una respuesta de confirmación con el resultado del procesamiento (aceptado, aceptado con errores o rechazado).
- El software almacena esa respuesta como parte del registro de la factura.
El contribuyente no necesita intervenir manualmente en este proceso si el software está correctamente configurado. Sin embargo, es recomendable revisar periódicamente que los envíos se estén realizando sin incidencias.
Errores comunes al usar VeriFactu
La implementación de cualquier nuevo sistema normativo suele ir acompañada de una curva de aprendizaje. Estos son algunos de los errores más frecuentes que cometen autónomos y pymes cuando empiezan a usar VeriFactu:
- Utilizar software no adaptado a la normativa. Muchos negocios siguen trabajando con versiones antiguas de su programa de facturación que no cumplen con el Real Decreto 1007/2023. Antes de nada, verifica con tu proveedor que el software está actualizado.
- Intentar modificar o eliminar facturas ya emitidas. El sistema no permite alterar un registro una vez generado. Si se comete un error en una factura, la solución es siempre emitir una factura rectificativa, no modificar la original.
- No configurar correctamente el certificado digital. Para el envío de registros a la AEAT es imprescindible contar con un certificado digital válido (del contribuyente o de un representante autorizado). Un certificado caducado o mal instalado puede bloquear los envíos.
- Ignorar los mensajes de error de la AEAT. Cuando la Agencia Tributaria rechaza un registro o lo acepta con advertencias, es importante revisar el motivo y corregirlo cuanto antes. Acumular errores no resueltos puede generar problemas en una inspección.
- Confundir VeriFactu con la facturación electrónica B2B. VeriFactu regula el software de facturación interno del emisor, pero no debe confundirse con la obligación de emitir facturas electrónicas a otras empresas en formatos estructurados como Facturae o UBL, que tiene su propio marco normativo en la Ley Crea y Crece.
- No conservar los registros correctamente. Tanto en la modalidad con envío como sin envío a la AEAT, el contribuyente está obligado a conservar los registros de facturación durante los plazos establecidos por la normativa fiscal y tributaria general.
Consejos prácticos para empresas y autónomos
Si estás a punto de implementar VeriFactu en tu negocio o quieres asegurarte de que lo estás usando correctamente, ten en cuenta las siguientes recomendaciones:
- Habla con tu asesor fiscal antes de elegir software. La adaptación a VeriFactu puede tener implicaciones en tus procesos internos. Un buen asesor te ayudará a elegir la solución más adecuada para el tamaño y las características de tu actividad.
- Forma a las personas que gestionan la facturación. El sistema es más robusto que un software de facturación convencional y requiere entender ciertas restricciones, como la imposibilidad de alterar facturas emitidas.
- Revisa periódicamente el estado de los envíos. Si usas la modalidad con envío a la AEAT, comprueba regularmente que los registros se están transmitiendo sin errores. La mayoría de los programas incluyen un panel de estado o un log de envíos.
- Mantén actualizado tu certificado digital. Los certificados de la FNMT tienen una vigencia limitada. Controla la fecha de caducidad para evitar interrupciones en el servicio.
- Guarda copias de seguridad de tus registros. Aunque el sistema encadena y protege los datos, es buena práctica mantener copias de seguridad periódicas de toda tu información contable y fiscal.
- Consulta el portal de la AEAT para verificar facturas. Si algún cliente o proveedor necesita comprobar la autenticidad de una factura emitida con VeriFactu, puede hacerlo escaneando el código QR o accediendo al servicio de verificación de la Agencia Tributaria.
Conclusión
Usar VeriFactu correctamente no es complicado si cuentas con el software adecuado y entiendes los principios básicos del sistema. La clave está en elegir una solución de facturación homologada, comprender que los registros son inalterables una vez emitidos y mantener una mínima rutina de control sobre los envíos y el estado de tu certificado digital.
La entrada en vigor de los plazos obligatorios afecta tanto a grandes empresas como a pymes y autónomos, aunque con calendarios diferenciados según el volumen de facturación y el tipo de contribuyente. Si todavía no has adaptado tu sistema de facturación a VeriFactu, este es el momento de dar el paso para evitar sanciones y estar al día con la normativa fiscal vigente en España.