En los últimos meses, términos como factura electrónica y VeriFactu se han convertido en protagonistas de las conversaciones entre autónomos y responsables de pequeñas y medianas empresas en España. Sin embargo, aunque a menudo se mencionan juntos, no son exactamente lo mismo. Entender qué es cada cosa y cómo se relacionan resulta fundamental para prepararse con tiempo y evitar problemas con Hacienda.
Qué es la factura electrónica
La factura electrónica es un documento de facturación emitido, transmitido y recibido en formato digital, con plena validez legal equivalente a la factura en papel. En España, su uso ha ido creciendo de forma progresiva, pero hasta ahora no era obligatorio para todas las empresas y autónomos en sus relaciones comerciales entre particulares.
El marco legal que regula la factura electrónica en el ámbito privado en España es la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022, de 28 de septiembre), que establece la obligación de emitir facturas electrónicas en las relaciones entre empresarios y profesionales, es decir, en operaciones conocidas como B2B (business to business).
Los requisitos que debe cumplir una factura electrónica para ser válida son, entre otros:
- Incluir todos los datos obligatorios de una factura ordinaria (número, fecha, datos del emisor y receptor, descripción de la operación, base imponible, tipo de IVA e importe total).
- Ser emitida en un formato estructurado que permita su procesamiento automático, como el formato Facturae o los formatos basados en UBL o CII.
- Garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido a lo largo de todo su ciclo de vida.
La obligación de emitir facturas electrónicas entre empresas estará condicionada al desarrollo reglamentario pendiente, por lo que los plazos definitivos todavía están por concretarse en el momento de publicación de este artículo.
Qué es VeriFactu y en qué se diferencia de la factura electrónica
VeriFactu es un sistema de verificación de facturas impulsado por la Agencia Tributaria española, cuya base legal se encuentra en el Reglamento que regula los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación, aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.
El objetivo de VeriFactu es garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación generados por los programas de facturación. En otras palabras, busca eliminar el uso del software de doble uso, también conocido como software de ocultación de ventas, que permitía a algunos contribuyentes manipular sus registros contables para defraudar a Hacienda.
Las principales diferencias entre la factura electrónica y VeriFactu son las siguientes:
- Ámbito de aplicación: La factura electrónica regula el formato y el canal de emisión de las facturas entre empresas. VeriFactu regula los requisitos técnicos que deben cumplir los programas informáticos utilizados para facturar, con independencia del formato en que se emita la factura.
- Destinatario de la obligación: La factura electrónica obliga directamente a los empresarios y profesionales que emiten facturas. VeriFactu obliga tanto a los contribuyentes como a los fabricantes y comercializadores de software de facturación.
- Relación con la AEAT: La factura electrónica, en el ámbito B2B, no implica necesariamente el envío de datos a la Agencia Tributaria de forma automática. VeriFactu, en su modalidad de envío voluntario a la AEAT, sí contempla la remisión de registros de facturación en tiempo casi real.
- Naturaleza del documento: La factura electrónica es el propio documento de facturación. VeriFactu es un sistema de control y verificación que actúa sobre los registros generados al emitir cualquier tipo de factura, ya sea en papel o en formato electrónico.
Cómo se relacionan la factura electrónica y VeriFactu
Aunque son normativas distintas, la factura electrónica y VeriFactu forman parte de un mismo proceso de modernización y control del sistema de facturación en España. Lejos de ser opciones excluyentes, en muchos casos se complementarán y aplicarán de forma simultánea a los mismos contribuyentes.
Por ejemplo, un autónomo que esté obligado a emitir facturas electrónicas en sus relaciones con otras empresas también deberá utilizar un software de facturación que cumpla con los requisitos técnicos del Reglamento VeriFactu. Esto significa que su programa deberá generar registros de facturación con un hash encadenado y, si opta por ello, enviar esos registros a la Agencia Tributaria de forma automática.
El sistema VeriFactu contempla dos modalidades de cumplimiento para los contribuyentes:
- Modo VeriFactu: El contribuyente envía los registros de facturación a la AEAT en tiempo real o casi real. A cambio, queda eximido de ciertas obligaciones de conservación documental y las facturas emitidas pueden incluir un código QR verificable por el destinatario.
- Modo no VeriFactu: El contribuyente no envía los registros a la AEAT, pero su software igualmente debe cumplir con los requisitos técnicos de integridad e inalterabilidad establecidos en el reglamento, conservando los registros en su propio sistema.
Además, el sistema VeriFactu facilitará en el futuro la interoperabilidad entre los distintos actores del ecosistema de facturación, contribuyendo a que la transición hacia la factura electrónica obligatoria sea más ordenada y segura.
Cómo afectará a empresas y autónomos
La convergencia de ambas normativas supone un cambio profundo en la forma de gestionar la facturación para la gran mayoría de autónomos y pymes en España. Estos son los aspectos más relevantes a tener en cuenta:
Obligación de adaptar el software de facturación
Todos los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) que desarrollen actividades económicas, así como las entidades sujetas al Impuesto sobre Sociedades y al Impuesto sobre la Renta de No Residentes con establecimiento permanente, deberán utilizar programas de facturación homologados que cumplan con los requisitos del Reglamento VeriFactu.
Esto implica revisar si el software actual que se utiliza para facturar está adaptado a la normativa, o si será necesario actualizarlo o cambiar de proveedor antes de que entre en vigor la obligación.
Plazos de adaptación
El Reglamento VeriFactu establece que los fabricantes y comercializadores de software deberán tener sus productos adaptados antes de que venzan los plazos para los contribuyentes. En el caso de los contribuyentes, el plazo de adaptación previsto es de un año desde la aprobación de la orden ministerial que desarrolle las especificaciones técnicas del sistema, que en el momento de redactar este artículo aún está pendiente de publicación.
Nuevas obligaciones de información
Las empresas que opten por la modalidad VeriFactu deberán asegurarse de que su software envíe correctamente los registros de facturación a la AEAT. Esto implica disponer de conectividad con los sistemas de la Agencia Tributaria y garantizar que los datos enviados son correctos y están completos.
Ventajas para el contribuyente cumplidor
Más allá de las obligaciones, el sistema VeriFactu también ofrece beneficios para quienes lo adopten de forma correcta. Entre ellos destacan:
- Reducción de la carga administrativa asociada a la conservación de facturas, al quedar los registros custodiados por la AEAT.
- Mayor transparencia y seguridad jurídica en las relaciones comerciales, al poder verificar la autenticidad de las facturas recibidas mediante el código QR.
- Menor riesgo de ser objeto de comprobaciones tributarias relacionadas con la manipulación de registros contables.
Sanciones por incumplimiento
El incumplimiento de los requisitos establecidos en el Reglamento VeriFactu puede acarrear sanciones tanto para los fabricantes de software que comercialicen programas no homologados como para los contribuyentes que utilicen dichos programas. La Ley Antifraude (Ley 11/2021) ya estableció un régimen sancionador específico para este tipo de infracciones, con multas que pueden ser significativas en función de la gravedad del incumplimiento.
Conclusión: prepararse con tiempo es la clave
La factura electrónica y VeriFactu son dos piezas del mismo puzzle: la transformación digital del sistema de facturación en España. Aunque tienen alcances y objetivos distintos, afectarán a los mismos contribuyentes y, en la práctica, deberán abordarse de forma conjunta.
Para autónomos y pymes, el mensaje es claro: no conviene esperar a que lleguen los plazos. Revisar el software de facturación actual, consultar con un asesor fiscal y asegurarse de que el proveedor tecnológico está al día con los cambios normativos son pasos que conviene dar cuanto antes. Adaptarse con anticipación no solo evita sanciones, sino que también permite aprovechar las ventajas que ofrece un sistema de facturación más moderno, seguro y eficiente.