La implantación del sistema VeriFactu no es una recomendación opcional para autónomos y pymes: es una obligación legal respaldada por un régimen sancionador concreto. Conocer las consecuencias del incumplimiento es tan importante como entender cómo funciona el propio sistema. En este artículo repasamos qué sanciones contempla la normativa vigente, a quién afectan y qué medidas puedes adoptar para mantenerte al margen de cualquier penalización.
Qué multas establece la ley antifraude
El marco legal que regula VeriFactu tiene su origen en la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, conocida popularmente como la ley antifraude. Esta norma introdujo en la Ley General Tributaria (Ley 58/2003) una serie de infracciones específicas vinculadas al uso de software de gestión y facturación que no cumpla con los requisitos establecidos por la Agencia Tributaria.
El desarrollo reglamentario de estas obligaciones se concreta en el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, que aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación.
Las sanciones previstas en la normativa pueden resumirse en dos grandes bloques:
- Por producir, comercializar o tener software no homologado: La ley contempla una multa de 150.000 euros por ejercicio fiscal en el que se hayan utilizado o comercializado programas que permitan la doble contabilidad, la eliminación de registros o cualquier otra manipulación de datos. Esta sanción se aplica por cada tipo de sistema no conforme y por cada ejercicio en que se acredite su uso.
- Por incumplimientos formales en los sistemas de facturación: El uso de software que, sin llegar a ser fraudulento, no cumple con los requisitos técnicos establecidos por la normativa VeriFactu puede acarrear sanciones de 1.000 euros por cada equipo o instalación en la que se detecte el incumplimiento.
Es fundamental entender que estas infracciones no requieren que Hacienda demuestre una intención de defraudar. El mero hecho de utilizar un sistema que no se ajuste a los requisitos técnicos es suficiente para que se apliquen las penalizaciones correspondientes.
Responsabilidad de empresas y desarrolladores
Uno de los aspectos más relevantes del régimen sancionador de VeriFactu es que la responsabilidad se extiende tanto a quienes usan el software como a quienes lo producen o comercializan.
Responsabilidad del usuario final: autónomos y pymes
El autónomo o la empresa que utiliza un programa de facturación no conforme con la normativa VeriFactu puede ser sancionado aunque no haya sido consciente de que su software incumplía los requisitos. La diligencia debida exige verificar que el proveedor de software garantiza la conformidad con la normativa antes de su implantación.
En la práctica, esto significa que contratar un software de facturación barato o no actualizado puede salir muy caro si dicho programa no ha sido adaptado a los requerimientos del sistema VeriFactu.
Responsabilidad del fabricante o distribuidor de software
Los desarrolladores y distribuidores de programas de facturación también están en el punto de mira de la normativa. Producir, distribuir o comercializar software que no cumpla con los estándares técnicos exigidos puede suponer para estas empresas sanciones de 150.000 euros por ejercicio fiscal, con independencia del número de clientes a los que se haya vendido el producto.
Esta doble vía sancionadora persigue un objetivo claro: eliminar del mercado cualquier herramienta que facilite o permita la manipulación de registros contables y fiscales, actuando tanto sobre la oferta como sobre la demanda de software irregular.
Casos en los que se aplican las sanciones VeriFactu
La normativa distingue con claridad las situaciones que pueden dar lugar a la imposición de sanciones. A continuación se detallan los supuestos más habituales que pueden activar el régimen sancionador:
- Uso de software con doble contabilidad: Programas que permiten llevar un registro paralelo de operaciones, con la finalidad de ocultar ingresos o inflar gastos.
- Eliminación o alteración de registros de facturación: Cualquier sistema que permita borrar, modificar o reclasificar facturas emitidas sin dejar rastro de las alteraciones realizadas.
- Software sin registros de auditoría: Programas que no generan un registro inalterable de las operaciones, requisito esencial del sistema VeriFactu para garantizar la trazabilidad de cada factura.
- No envío de registros a la AEAT cuando es obligatorio: En el modelo VeriFactu puro, los registros de facturación deben remitirse en tiempo real a la Agencia Tributaria. El incumplimiento de este envío puede derivar en sanciones específicas.
- Incumplimiento de requisitos técnicos del Reglamento: El Real Decreto 1007/2023 establece una serie de especificaciones técnicas concretas. Un software que no las implemente correctamente, aunque no sea fraudulento en su diseño, incurre igualmente en infracción.
Conviene tener presente que la Agencia Tributaria dispone de herramientas cada vez más sofisticadas para detectar inconsistencias en los registros de facturación. La generalización de la factura electrónica y el cruce de datos entre contribuyentes hacen que las irregularidades sean más visibles que en el pasado.
Cómo evitar las sanciones VeriFactu
La mejor estrategia para evitar sanciones relacionadas con VeriFactu es la anticipación. Actuar con tiempo y de forma ordenada permite adaptarse a la normativa sin prisas y con garantías. Estas son las acciones clave que debes considerar:
Verifica la conformidad de tu software actual
El primer paso es comprobar si el programa de facturación que utilizas actualmente está adaptado a los requisitos del Reglamento VeriFactu. Consulta directamente con tu proveedor y solicita documentación que acredite la conformidad del sistema. Un proveedor serio debe ser capaz de ofrecerte esta información sin dificultad.
Migra a un sistema certificado antes de los plazos legales
La normativa establece plazos diferenciados para la adaptación obligatoria de los sistemas de facturación. Las empresas obligadas a aplicar el Impuesto sobre Sociedades deben cumplir con los requisitos técnicos a partir del 1 de julio de 2025. Para autónomos y el resto de contribuyentes del IRPF, el plazo se extiende hasta el 1 de enero de 2026. Respetar estos plazos es fundamental para evitar estar en situación de incumplimiento desde el primer día.
Forma a tu equipo
Las personas responsables de la gestión administrativa y contable deben conocer qué es VeriFactu, para qué sirve y qué implicaciones tiene en su trabajo diario. Un error operativo puede derivar en un incumplimiento técnico que, a ojos de la normativa, tenga las mismas consecuencias que una infracción deliberada.
Conserva la documentación acreditativa
Guarda los contratos con tu proveedor de software, las comunicaciones en las que se garantice la conformidad del sistema y cualquier certificado o declaración responsable que acredite que el programa cumple con el Reglamento. En caso de inspección, esta documentación puede ser determinante para demostrar que has actuado de buena fe y con la diligencia exigida.
Revisa periódicamente las actualizaciones del sistema
VeriFactu es un sistema en evolución. La Agencia Tributaria puede actualizar las especificaciones técnicas a lo largo del tiempo. Mantener tu software actualizado no es solo una buena práctica: es una obligación implícita para garantizar la continuidad del cumplimiento normativo.
Consulta con un asesor fiscal especializado
Si tienes dudas sobre si tu situación concreta puede generar algún tipo de riesgo sancionador, lo más recomendable es acudir a un asesor fiscal familiarizado con la normativa VeriFactu. La complejidad técnica y legal del sistema hace que una orientación profesional pueda ahorrarte problemas serios en el futuro.
Conclusión
El régimen sancionador de VeriFactu es claro y sus cuantías son significativas. La ley antifraude no distingue entre quienes incumplen de forma deliberada y quienes lo hacen por desconocimiento o negligencia: en ambos casos las consecuencias económicas pueden ser muy relevantes. Tanto autónomos y pymes como desarrolladores de software están en el foco de la normativa, y la única forma de estar protegido es garantizar que los sistemas de facturación utilizados cumplen con todos los requisitos técnicos y legales exigidos. Adaptarse antes de que venzan los plazos no es solo una obligación: es la decisión más inteligente para proteger la estabilidad de tu negocio.