Con la entrada en vigor del sistema VeriFactu, uno de los aspectos que más dudas genera entre autónomos y pymes es el de la homologación del software de facturación. ¿Vale cualquier programa? ¿Cómo sé si el que uso ya cumple con los requisitos? ¿Qué pasa si mi software no está adaptado? En este artículo respondemos a estas preguntas de forma clara y práctica.
Qué es un software homologado para VeriFactu
Cuando hablamos de software homologado para VeriFactu, nos referimos a aquellos programas de facturación que cumplen con las especificaciones técnicas y funcionales establecidas por la Agencia Tributaria para operar dentro del sistema de facturación verificable regulado por el Real Decreto 1007/2023.
Este reglamento, conocido coloquialmente como Reglamento VeriFactu, obliga a que los sistemas informáticos de facturación garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. En otras palabras, el software debe estar diseñado de forma que no sea posible manipular o eliminar facturas emitidas sin dejar rastro.
La homologación no es un sello oficial que concede la Agencia Tributaria de forma directa a cada producto. En realidad, son los propios fabricantes y desarrolladores quienes deben garantizar y declarar que su software cumple con todos los requisitos técnicos exigidos por la normativa. Esto se formaliza mediante una declaración responsable que el productor del sistema debe suscribir.
Requisitos para homologar un software bajo VeriFactu
Para que un programa de facturación pueda considerarse compatible con VeriFactu, debe cumplir una serie de requisitos técnicos y funcionales que establece el reglamento. Estos son los más relevantes:
- Registro de alta integridad: El sistema debe generar registros de facturación que no puedan ser alterados ni eliminados sin que quede constancia de ello. Cada registro debe estar encadenado con el anterior mediante un mecanismo de huella digital (hash).
- Remisión voluntaria a la AEAT: En la modalidad VeriFactu propiamente dicha, el software debe ser capaz de enviar de forma automática cada registro de facturación a la Agencia Tributaria en el momento de su generación o en un plazo muy breve.
- Código QR en las facturas: Las facturas emitidas deben incluir un código QR que permita verificar su autenticidad a través de la sede electrónica de la AEAT.
- Declaración responsable del productor: El fabricante o desarrollador del software debe presentar una declaración responsable ante la Agencia Tributaria acreditando que el sistema cumple con las especificaciones técnicas del reglamento.
- Imposibilidad de doble contabilidad: El sistema no puede permitir la existencia de registros paralelos ni la emisión de facturas fuera del circuito oficial.
- Trazabilidad completa: Debe quedar constancia de cualquier anulación o rectificación de facturas, y estos eventos deben registrarse correctamente en el sistema.
Además de estos requisitos de carácter técnico, el software debe respetar el formato y estructura de los ficheros de registro que especifica la Agencia Tributaria en sus documentos técnicos publicados, que detallan campos obligatorios, tipos de datos y protocolos de comunicación con los sistemas de la AEAT.
Cómo saber si un software está homologado para VeriFactu
Esta es, probablemente, la pregunta más frecuente que se hacen autónomos y responsables de pymes cuando tienen que elegir o renovar su herramienta de facturación. La respuesta honesta es que no existe un registro público oficial y centralizado de software homologado VeriFactu publicado por la Agencia Tributaria de la misma forma que, por ejemplo, existe un registro de asesores fiscales.
Sin embargo, sí existen varias formas de verificar si un software es realmente compatible:
- Consultar la declaración responsable del fabricante: Los desarrolladores que han adaptado sus sistemas deben poder acreditar que han presentado o están en condiciones de presentar la declaración responsable ante la AEAT. Solicita esta información directamente al proveedor.
- Revisar la documentación técnica del producto: Un software compatible con VeriFactu debe mencionar explícitamente el cumplimiento del Real Decreto 1007/2023 y las especificaciones técnicas de la Agencia Tributaria en su documentación oficial.
- Comprobar las funcionalidades concretas: Asegúrate de que el programa incluye el encadenamiento de registros con hash, la generación del código QR en facturas y la posibilidad de remisión de registros a la AEAT.
- Contactar directamente con el proveedor: Un proveedor serio debe poder responder con claridad si su software está adaptado a VeriFactu y desde qué versión. Si hay dudas o evasivas, es una señal de alerta.
- Consultar foros y asociaciones del sector: Organizaciones de autónomos, colegios de gestores y asociaciones de software de gestión suelen publicar información actualizada sobre qué soluciones ya están adaptadas.
Es importante no confundir el cumplimiento de VeriFactu con el de la factura electrónica obligatoria regulada por la Ley Crea y Crece. Son dos normativas distintas, aunque complementarias, y un software puede cumplir una sin cumplir la otra.
Listado de software compatible con VeriFactu
Aunque no existe un listado oficial y definitivo publicado por la Agencia Tributaria, sí hay ya numerosas soluciones en el mercado que han anunciado su adaptación al sistema VeriFactu. Entre las categorías de software que están trabajando en esta adaptación se encuentran:
- ERP y software de gestión empresarial: Las grandes plataformas de gestión empresarial, tanto las orientadas a grandes empresas como las diseñadas específicamente para pymes, están incorporando módulos específicos de VeriFactu en sus actualizaciones.
- Programas de facturación para autónomos: Las aplicaciones de facturación más utilizadas por trabajadores autónomos y microempresas están publicando actualizaciones que incluyen la generación del código QR, el encadenamiento de registros y la remisión a la AEAT.
- Software de contabilidad integrado: Las soluciones que combinan facturación y contabilidad están adaptando sus módulos de emisión de facturas para cumplir con los requisitos del reglamento.
- Soluciones sectoriales: Existen programas específicos para sectores como la hostelería, el comercio minorista o los servicios profesionales que también están actualizando sus sistemas de ticketing y facturación.
Si utilizas un software de facturación y no sabes si ya está adaptado, el primer paso es consultar la web del proveedor o contactar con su soporte técnico. La gran mayoría de fabricantes con presencia relevante en el mercado español ya están en proceso de adaptación o han completado la actualización de sus productos.
En caso de que tu proveedor actual no tenga previsto adaptar su software, o si utilizas un desarrollo a medida, deberás valorar la posibilidad de cambiar de herramienta o encargar la adaptación técnica necesaria a un equipo especializado, ya que operar con un sistema no compatible con VeriFactu cuando la normativa sea de obligado cumplimiento puede conllevar sanciones.
Plazos de obligado cumplimiento
Es fundamental tener claras las fechas de entrada en vigor para planificar con tiempo la adaptación del software. Según la normativa vigente, las empresas con un volumen de operaciones superior a seis millones de euros anuales deberán cumplir con los requisitos del Reglamento VeriFactu antes que el resto de contribuyentes. Para autónomos y pymes con menor volumen de facturación, el plazo se extiende algo más, aunque conviene estar atento a las actualizaciones normativas y a los posibles retrasos o modificaciones de calendario que publique la Agencia Tributaria.
No esperes al último momento para verificar si tu software está adaptado. Los procesos de cambio de herramienta, formación del equipo y migración de datos requieren tiempo, y hacerlo con urgencia puede generar errores o interrupciones en la operativa de tu negocio.
Conclusión: cómo actuar si tienes dudas sobre tu software
Elegir un software homologado para VeriFactu no es una opción, sino una obligación que afectará a todos los autónomos y empresas que emitan facturas en España. La clave está en actuar con anticipación y no esperar a que la normativa sea ya de obligado cumplimiento para verificar si tu herramienta actual está preparada.
Estos son los pasos concretos que te recomendamos seguir:
- Contacta con tu proveedor de software actual y pregunta explícitamente si su producto cumple con el Real Decreto 1007/2023.
- Solicita documentación que acredite el cumplimiento, como la declaración responsable del fabricante.
- Si tu software no está adaptado, comienza a evaluar alternativas con tiempo suficiente para una migración ordenada.
- Si utilizas un desarrollo a medida o una solución propia, consulta con un especialista técnico la hoja de ruta para su adaptación.
- Mantente informado a través de fuentes fiables sobre posibles cambios en los plazos o en las especificaciones técnicas.
En Verifactu.com seguimos de cerca toda la actualidad normativa y técnica relacionada con el sistema VeriFactu para que autónomos y pymes puedan tomar decisiones informadas y preparar su negocio con garantías.