Cuando se habla de VeriFactu, muchos autónomos y pymes dan por hecho que su gestor o asesoría se encarga de todo. Es una suposición comprensible: al fin y al cabo, para eso se contrata un servicio de asesoramiento fiscal y contable. Sin embargo, la normativa que regula el sistema VeriFactu establece una cadena de responsabilidades que no siempre coincide con esa percepción. Conocer exactamente qué le corresponde a tu gestor y qué recae sobre ti puede evitarte sanciones y malentendidos costosos.
Qué obligación tiene el gestor o asesor respecto a VeriFactu
Un gestor o asesor fiscal actúa como mandatario o representante de su cliente, pero nunca como el obligado tributario principal. Dicho de otra manera, el gestor puede facilitarte el cumplimiento de tus obligaciones, pero no puede asumirlas en tu nombre ante la Agencia Tributaria.
En el contexto de VeriFactu, las obligaciones del gestor o asesoría se mueven principalmente en tres planos:
- Asesoramiento previo: informarte sobre si tu negocio está obligado a implantar VeriFactu, qué plazos te afectan según tu forma jurídica y qué requisitos técnicos debe cumplir tu software de facturación.
- Coordinación técnica: en muchos casos, la asesoría actúa como intermediaria entre el cliente y el proveedor de software, asegurándose de que el sistema instalado cumpla con las especificaciones del Reglamento de facturación electrónica.
- Supervisión del cumplimiento: revisar que los registros de facturación se generan correctamente, que los códigos QR y los campos obligatorios están presentes, y que el envío de registros a la AEAT se realiza dentro de los plazos establecidos cuando así se haya configurado.
Ahora bien, ninguna de estas funciones convierte al gestor en el responsable legal último. Su papel es instrumental: te ayuda a cumplir, pero el incumplimiento recae sobre el titular del negocio.
Por qué la responsabilidad recae siempre sobre el administrador de la empresa
El Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, modificado por el Real Decreto 1007/2023, y la propia Ley Antifraude establecen con claridad que es el empresario o profesional quien debe garantizar la integridad, conservación e inalterabilidad de los registros de facturación. Esta obligación no es delegable en sentido jurídico.
Esto tiene una consecuencia directa: si tu software no cumple con los requisitos de VeriFactu, si los registros no se conservan correctamente o si no se respetan los plazos de remisión a la AEAT, la sanción recaerá sobre el titular del negocio o, en el caso de sociedades, sobre el administrador. El gestor puede incurrir en responsabilidad civil frente a su cliente si no le informó debidamente, pero esa es una vía de reclamación distinta, más lenta y costosa.
Por tanto, aunque delegues la gestión fiscal y contable en una asesoría, debes entender que:
- Eres tú quien firma las declaraciones tributarias.
- Eres tú quien tiene la obligación de usar un software de facturación homologado.
- Eres tú quien responde ante la Agencia Tributaria si se detectan irregularidades en tus registros de facturación.
Esta realidad no significa que el gestor quede al margen si comete negligencia, pero sí implica que no puedes escudarte en su desconocimiento para evitar una sanción.
Qué debe garantizarte tu asesoría en materia de VeriFactu
Una asesoría o gestoría actualizada y profesional debería ser capaz de ofrecerte, como mínimo, las siguientes garantías en relación con VeriFactu:
- Diagnóstico de obligatoriedad: confirmarte si estás o no obligado a implantar el sistema VeriFactu, teniendo en cuenta tu forma jurídica, el ejercicio fiscal en curso y el tipo de actividad que desarrollas.
- Recomendación de software: orientarte sobre soluciones de facturación que cumplan con los requisitos técnicos establecidos por la AEAT, incluyendo la generación del hash encadenado, el código QR y los campos obligatorios del registro de facturación.
- Información sobre plazos: mantenerte informado sobre los plazos de entrada en vigor según la normativa, que difieren entre grandes empresas y el resto de contribuyentes.
- Seguimiento del cumplimiento: verificar periódicamente que el sistema funciona correctamente y que los registros se están generando y enviando según lo exigido.
- Actualización normativa: alertarte de cualquier cambio en el desarrollo reglamentario de VeriFactu que pueda afectar a tu negocio.
Si tu asesoría no está en condiciones de ofrecerte este nivel de servicio, conviene plantearse si dispone de los recursos y la formación necesaria para acompañarte en esta transición.
Cómo protegerte si tu gestor no se ha adaptado a VeriFactu
Desafortunadamente, no todas las asesorías han incorporado a su cartera de servicios una atención especializada en VeriFactu. Algunas se limitan a remitir a sus clientes al proveedor de software, sin proporcionar un asesoramiento integral. Ante esta situación, puedes tomar varias medidas preventivas:
- Pregunta directamente. Solicita a tu gestor que te explique por escrito qué pasos has dado ya para adaptar tu facturación a VeriFactu y qué queda pendiente. Una respuesta vaga o evasiva es una señal de alerta.
- Consulta el estado de tu software. Contacta directamente con tu proveedor de software de facturación y pregúntale si su solución ya es compatible con VeriFactu. La mayoría de los proveedores han publicado comunicados oficiales al respecto.
- Infórmate de forma independiente. La AEAT publica información actualizada sobre los requisitos técnicos y los plazos de implantación. No dependas exclusivamente de la información que te proporcione tu gestor.
- Valora cambiar de asesoría. Si tu gestor no puede acreditarte que tiene conocimiento actualizado sobre VeriFactu y que está en condiciones de guiarte en el cumplimiento, puede ser el momento de buscar una asesoría especializada en normativa de facturación electrónica.
- Deja constancia escrita. Si has preguntado a tu gestor sobre VeriFactu y no has recibido una respuesta satisfactoria, documenta esas comunicaciones. En caso de una eventual reclamación por daños y perjuicios, esa documentación puede ser relevante.
Qué cláusulas incluir en tu contrato con la asesoría
El contrato de servicios con tu asesoría es el instrumento que delimita qué se ha comprometido a hacer cada parte. Si ese contrato no recoge explícitamente las obligaciones relacionadas con VeriFactu, puede ser difícil exigir responsabilidades en caso de incumplimiento.
A la hora de revisar o renovar tu contrato con la gestoría, considera incluir o solicitar que se incluyan los siguientes aspectos:
- Alcance del servicio en materia de facturación electrónica: debe quedar claro si la asesoría se compromete a asesorarte sobre el cumplimiento de VeriFactu o si ese servicio queda expresamente excluido.
- Obligación de información: una cláusula que obligue a la asesoría a comunicarte, en un plazo razonable, cualquier cambio normativo que afecte a tus obligaciones de facturación.
- Responsabilidad por omisión de asesoramiento: aunque las cláusulas de responsabilidad son habituales en los contratos de servicios profesionales, es conveniente que quede reflejado qué ocurre si la asesoría no te informa de una obligación legal relevante y ello te ocasiona un perjuicio económico.
- Coordinación con el proveedor de software: si la asesoría va a actuar de intermediaria en la implantación de VeriFactu, debe quedar definido su papel y sus compromisos concretos en ese proceso.
- Actualización del servicio: dado que VeriFactu es un sistema en desarrollo normativo, es recomendable que el contrato contemple expresamente la adaptación continua del servicio a medida que se publiquen nuevas instrucciones o requisitos técnicos.
Revisar el contrato con tu asesoría puede parecer un trámite menor, pero es una de las medidas más eficaces para garantizar que cuentas con el respaldo profesional que necesitas.
Conclusión: entiende tu posición antes de delegar
VeriFactu no es simplemente un cambio técnico en tu software de facturación: es una obligación legal cuya responsabilidad recae directamente sobre el empresario o profesional que emite facturas. Tu gestor o asesor puede y debe acompañarte en este proceso, pero no puede sustituirte como obligado tributario.
La clave está en entender que delegar no significa desligarse. Exige a tu asesoría que te informe, que te guíe y que te demuestre que está al día con los requisitos de VeriFactu. Y si no lo está, toma la iniciativa de informarte y, si es necesario, busca el apoyo de profesionales especializados. El coste de una sanción por incumplimiento siempre superará el de un asesoramiento preventivo bien hecho.