La implantación del sistema VeriFactu está generando muchas dudas entre los autónomos que tributan en estimación objetiva, más conocida como el sistema de módulos. ¿Están obligados a utilizarlo? ¿Cómo cambia su forma de facturar? ¿Qué deben hacer para cumplir con la normativa? Si tienes un negocio acogido a módulos y quieres entender qué implica VeriFactu para ti, este artículo responde a las preguntas más frecuentes.
Qué es el sistema de módulos en el IRPF
El régimen de estimación objetiva, conocido popularmente como módulos, es una forma simplificada de calcular el rendimiento neto de una actividad económica para el pago del IRPF. En lugar de llevar un registro detallado de todos los ingresos y gastos reales, el autónomo tributa en función de una serie de indicadores objetivos establecidos por la Agencia Tributaria: el número de empleados, los metros del local, la potencia eléctrica contratada u otros parámetros según la actividad.
Este sistema está pensado para facilitar la gestión fiscal de pequeños negocios con un volumen de facturación reducido, como bares, peluquerías, talleres mecánicos, agricultores o pequeños comercios. Sin embargo, su compatibilidad con el nuevo marco de facturación electrónica ha generado una incertidumbre considerable entre sus beneficiarios.
Cómo afecta VeriFactu al sistema de módulos
VeriFactu es el sistema de registro de facturación que desarrolla el Reglamento aprobado mediante el Real Decreto 1007/2023. Su objetivo principal es garantizar la integridad e inalterabilidad de los registros de facturación a través de un software homologado que encadena cada factura con una huella digital, impidiendo su manipulación posterior.
Uno de los puntos que más confusión genera es determinar si los autónomos en módulos están dentro del ámbito de aplicación de esta normativa. La respuesta es sí, con matices importantes.
El Reglamento VeriFactu establece que quedan obligados a utilizarlo los empresarios y profesionales que deban expedir facturas conforme al Reglamento de Facturación, siempre que utilicen sistemas informáticos de facturación. Esto incluye, en principio, a los autónomos en módulos que emitan facturas a través de cualquier programa o aplicación informática.
Sin embargo, hay que tener en cuenta lo siguiente:
- Los autónomos en módulos que no están obligados a expedir factura en determinadas operaciones con consumidores finales y que utilizan tickets o documentos sustitutivos pueden quedar al margen en esas operaciones concretas.
- Aquellos que sí expiden facturas completas, especialmente cuando operan con otras empresas o profesionales, están afectados por la normativa de facturación verificable.
- El uso de un software de facturación informático es el elemento determinante: quien factura con papel y bolígrafo o con herramientas no informatizadas no entra en el ámbito de VeriFactu, aunque esta situación es cada vez más residual.
En la práctica, la gran mayoría de autónomos en módulos que utilizan cualquier programa o aplicación para emitir sus facturas o tickets quedarán afectados por los requisitos del nuevo sistema.
Obligaciones para los autónomos en módulos con VeriFactu
Una vez dentro del ámbito de aplicación, las obligaciones son similares a las del resto de empresarios y profesionales. Se pueden resumir en los siguientes puntos:
- Utilizar un software de facturación homologado: El programa que uses para emitir facturas debe cumplir con los requisitos técnicos del Reglamento VeriFactu. Esto incluye la generación de registros de facturación con huella o hash encadenado, marca de tiempo y, en el caso de optar por el sistema VeriFactu propiamente dicho, el envío automático de esos registros a la Agencia Tributaria.
- Garantizar la integridad de los registros: El software no puede permitir la modificación, ocultación o eliminación de facturas ya emitidas sin dejar rastro. Cualquier rectificación debe hacerse mediante una factura rectificativa que quede igualmente registrada.
- Incluir el código QR en las facturas: Todas las facturas emitidas con software compatible deben incluir un código QR que permita al destinatario verificar su autenticidad frente a los registros de la Agencia Tributaria.
- Conservar los registros: Los registros de facturación generados por el sistema deben conservarse durante los plazos establecidos por la normativa tributaria general.
Es importante subrayar que los autónomos en módulos no tienen que cambiar su forma de tributar ni modificar el cálculo de sus rendimientos por el hecho de implantar VeriFactu. El sistema afecta a la forma en que se documentan y registran las operaciones, no al método de cálculo fiscal aplicable.
Plazos de adaptación: cuándo entra en vigor
Los plazos de obligatoriedad establecidos en la normativa diferencian entre grandes empresas y el resto de contribuyentes. Para los autónomos y pymes, incluidos los que tributan en módulos, la entrada en vigor de la obligación de utilizar sistemas de facturación homologados está prevista para el 1 de julio de 2025, fecha establecida en el calendario de implementación del Reglamento.
No obstante, conviene estar atentos a posibles modificaciones o prórrogas que la Agencia Tributaria pudiera anunciar, ya que la implementación de esta normativa ha estado sujeta a ajustes desde su aprobación. Lo más prudente es consultar la información actualizada en la sede electrónica de la AEAT o a través de un asesor fiscal.
Cómo adaptarse al sistema VeriFactu si estás en módulos
La adaptación no tiene por qué ser un proceso complicado, pero requiere tomar decisiones con tiempo suficiente. Estos son los pasos recomendados:
- Revisa el software que usas actualmente: Pregunta a tu proveedor de software de facturación si su solución ya es compatible con los requisitos de VeriFactu o si tienen previsto actualizarla antes de la fecha de entrada en vigor. La mayoría de los proveedores de soluciones de gestión están adaptando sus productos.
- Si no usas software, evalúa si deberías empezar a usarlo: Aunque los negocios que no utilizan medios informáticos para facturar pueden quedar fuera del ámbito de VeriFactu en algunos casos, el uso de herramientas digitales facilita enormemente la gestión y puede ser una oportunidad para modernizar la administración de tu negocio.
- Consulta con tu asesor fiscal: Cada situación es diferente. Un asesor podrá determinar con exactitud si tu actividad concreta y tu forma de facturar te coloca dentro o fuera del ámbito de aplicación de VeriFactu, y qué acciones debes tomar.
- No esperes al último momento: Cambiar de software o adaptar procesos de facturación lleva tiempo. Cuanto antes evalúes tus opciones, más fácil será la transición sin interferir en el funcionamiento habitual de tu negocio.
- Forma a tu equipo si es necesario: Si tienes empleados que gestionan la facturación, asegúrate de que conocen los nuevos requisitos y saben operar correctamente con el nuevo sistema.
Preguntas frecuentes sobre VeriFactu y módulos
¿Debo cambiar mi régimen fiscal por VeriFactu?
No. VeriFactu no modifica los regímenes de tributación. Si estás en módulos y cumples los requisitos para seguir en ese régimen, puedes continuar en él. VeriFactu solo afecta a cómo documentas y registras tus facturas, no a cómo calculas lo que pagas a Hacienda.
¿Qué pasa si sigo usando papel para facturar?
Si emites facturas exclusivamente en papel, sin ningún soporte informático, en principio no estarías dentro del ámbito de aplicación de VeriFactu. Sin embargo, esta excepción es cada vez más difícil de sostener en la práctica, y la tendencia regulatoria apunta hacia la digitalización progresiva de todos los procesos de facturación.
¿Me sancionarán si no me adapto?
El incumplimiento de las obligaciones derivadas del Reglamento VeriFactu puede dar lugar a sanciones. El régimen sancionador específico está regulado en la Ley General Tributaria, que establece multas para quienes utilicen sistemas de facturación que no cumplan con los requisitos técnicos exigidos o que permitan la manipulación de registros.
Conclusión: actúa con anticipación
El sistema VeriFactu llega también al universo de los autónomos en módulos, y aunque su impacto en la tributación es nulo, sí obliga a revisar y, en muchos casos, a actualizar las herramientas con las que se emiten y registran las facturas. La clave para una transición sin problemas está en informarse con tiempo, verificar la compatibilidad del software que se utiliza y contar con el asesoramiento adecuado.
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