El sistema Verifactu marca un antes y un después en la forma en que autónomos y empresas españolas deben gestionar su facturación. Si bien el Reglamento que lo regula —aprobado mediante el Real Decreto 1007/2023— lleva tiempo sobre la mesa, es en 2025 cuando sus obligaciones comienzan a materializarse de forma efectiva para los primeros obligados. Entender qué cambia, a quién afecta y qué acciones concretas hay que tomar ya no es opcional: es una cuestión de cumplimiento fiscal.
Qué cambia en Verifactu en 2025 respecto a 2024
Durante 2024, el sistema Verifactu estuvo principalmente en fase de preparación técnica y normativa. La Agencia Tributaria publicó las especificaciones técnicas necesarias para que los desarrolladores de software pudieran adaptar sus soluciones, pero la obligatoriedad efectiva no había entrado en vigor para la mayoría de los contribuyentes.
En 2025 la situación cambia de forma significativa. Los fabricantes y comercializadores de software de facturación deben tener sus soluciones certificadas y adaptadas al estándar técnico exigido por la normativa. Esto supone que los programas que utilizan empresas y autónomos para emitir facturas deben cumplir con los requisitos de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad que establece el Reglamento.
Una de las novedades más relevantes es la posibilidad de operar bajo la modalidad Verifactu propiamente dicha, en la que cada registro de facturación se remite en tiempo real a la Agencia Tributaria, o bien bajo el régimen de sistemas VERI*FACTU sin envío automático, pero con todos los requisitos técnicos igualmente exigibles. Esta distinción, que ya existía en el texto reglamentario, cobra plena vigencia operativa en 2025.
Qué deben tener listos los proveedores de software en 2025
Los desarrolladores y comercializadores de software de facturación son los primeros en asumir obligaciones concretas bajo este nuevo marco. La normativa establece que los sistemas informáticos de facturación deben adaptarse a las especificaciones técnicas aprobadas por la Agencia Tributaria, lo que implica una serie de requisitos que el software debe cumplir de forma demostrable.
Entre los elementos que los proveedores deben tener implementados se encuentran los siguientes:
- Generación de registros de facturación con estructura y contenido ajustados al formato exigido, incluyendo la huella o hash encadenado que garantiza la inalterabilidad de los registros.
- Firma electrónica de cada registro de facturación, conforme a los estándares técnicos definidos por la Agencia Tributaria.
- Código QR incorporado en la factura para permitir la verificación por parte del destinatario y de la propia Administración.
- Declaración responsable del fabricante o comercializador, en la que se certifica que el software cumple con la normativa vigente.
- Capacidad de remisión automática a la Agencia Tributaria, en los casos en que el usuario opte por la modalidad Verifactu con envío.
Aquellos proveedores que no adapten sus soluciones a tiempo exponen a sus clientes a sanciones, pero también asumen responsabilidades propias bajo el régimen sancionador del Reglamento. Por ello, la elección del software de facturación en 2025 debe ir acompañada de la verificación de que el proveedor cumple con estas exigencias.
A quién afecta Verifactu en 2025
La aplicación de la normativa Verifactu no es simultánea para todos los contribuyentes. La entrada en vigor escalonada es uno de los aspectos que más confusión genera, por lo que conviene tener claridad sobre quién está obligado y desde cuándo.
En primer lugar, están sujetos al reglamento todos aquellos contribuyentes que sean sujetos pasivos del Impuesto sobre Sociedades y que utilicen sistemas informáticos para expedir facturas. Para este colectivo, la obligación de contar con software adaptado entra en vigor el 1 de julio de 2025.
Para los contribuyentes del IRPF que desarrollen actividades económicas —es decir, autónomos en estimación directa u objetiva que estén obligados a expedir facturas—, el plazo se extiende hasta el 1 de enero de 2026.
No obstante, aunque la obligatoriedad formal para autónomos llega en 2026, el año 2025 es el momento en que deben tomar decisiones: elegir o actualizar el software de facturación, asegurarse de que su proveedor cumple los requisitos y familiarizarse con el nuevo sistema.
Quedan fuera del ámbito de aplicación de Verifactu, entre otros, los contribuyentes acogidos al régimen simplificado del IVA que no estén obligados a expedir factura completa, así como quienes ya estén incluidos en el sistema de Suministro Inmediato de Información (SII), dado que este último cumple una función equivalente para las grandes empresas.
Qué deben hacer empresas y autónomos antes de que acabe 2025
Tanto si la obligación le afecta en julio de 2025 como si el plazo se extiende hasta 2026, hay un conjunto de acciones que conviene abordar con antelación suficiente para evitar contratiempos.
Revisar el software de facturación actual
El primer paso es comprobar si el programa que se utiliza actualmente para emitir facturas ha sido adaptado a los requisitos de Verifactu. Esto implica consultar directamente con el proveedor o verificar si ha emitido una declaración responsable de conformidad con la normativa. No todos los programas del mercado estarán adaptados al mismo tiempo, y en algunos casos puede ser necesario cambiar de solución.
Entender las dos modalidades disponibles
Es importante comprender la diferencia entre operar con envío automático a la Agencia Tributaria —la modalidad que da nombre al sistema, Verifactu— y hacerlo sin envío pero con todos los requisitos técnicos cumplidos. Ambas opciones son válidas, aunque la primera ofrece ciertas ventajas en términos de presunción de cumplimiento. La decisión debe tomarse con el asesoramiento adecuado.
Coordinar el cambio con el asesor fiscal o gestor
Si se trabaja con una gestoría o asesoría, es fundamental que estén al tanto del cambio y que los flujos de trabajo relacionados con la facturación se adapten al nuevo sistema. En muchos casos, la adopción de Verifactu puede ser una oportunidad para digitalizar y ordenar procesos que hasta ahora se gestionaban de forma manual o poco estructurada.
Asegurarse de que los registros anteriores están correctamente conservados
El nuevo reglamento no solo exige que las facturas futuras se emitan bajo el nuevo sistema, sino que los contribuyentes mantengan una correcta conservación de los registros anteriores conforme a la normativa tributaria general. Aprovechar este momento de transición para revisar el archivo documental es una buena práctica.
No esperar al último momento
La experiencia con otras obligaciones fiscales de naturaleza tecnológica, como el SII, muestra que las adaptaciones de última hora generan problemas técnicos y errores que luego son difíciles de corregir. Iniciar el proceso de adaptación con meses de antelación permite resolver incidencias con calma y sin riesgo de incumplimiento.
Conclusión
Verifactu en 2025 no es solo una fecha en el calendario fiscal: es el inicio de una transformación profunda en la manera en que se emiten y verifican las facturas en España. Las empresas obligadas desde julio y los autónomos que deben estarlo desde enero de 2026 tienen ante sí un periodo de adaptación que debe gestionarse con seriedad y planificación.
La clave está en actuar antes de que llegue el plazo, elegir un software que cumpla con los requisitos técnicos exigidos y contar con el asesoramiento necesario para entender qué modalidad se adapta mejor a cada situación. En Verifactu.com encontrarás información actualizada, guías prácticas y recursos para ayudarte a cumplir con esta normativa sin complicaciones innecesarias.