Si eres administrador o socio de una Sociedad Limitada en España, es probable que ya hayas escuchado hablar de VeriFactu. Este nuevo sistema de facturación verificable, impulsado por la Agencia Tributaria, va a cambiar la forma en que las empresas registran y remiten sus facturas. Pero ¿qué implica exactamente para tu SL? ¿Estás obligado? ¿Cuándo? ¿Quién responde si no se cumple? En esta guía encontrarás respuestas claras y prácticas.
¿Está mi SL obligada a usar VeriFactu?
La respuesta corta es sí, en la gran mayoría de los casos. El Reglamento que regula los sistemas de facturación informática, aprobado mediante Real Decreto 1007/2023, establece que los obligados tributarios que utilicen sistemas informáticos para expedir facturas deberán emplear software que cumpla con los requisitos técnicos de VeriFactu o, en su defecto, de los sistemas de registros de facturación (SIF).
Una Sociedad Limitada es, por definición, un sujeto pasivo del Impuesto sobre Sociedades y, habitualmente, también del IVA. Si tu SL emite facturas mediante cualquier programa informático, ya sea una hoja de cálculo adaptada, un ERP o un software de gestión específico, estará dentro del ámbito de aplicación de esta normativa.
Las únicas excepciones relevantes son las entidades que facturen de forma completamente manual (en papel, sin intervención de ningún sistema informático) o aquellas acogidas al régimen especial del grupo de entidades del IVA con obligaciones específicas diferenciadas. En la práctica, la inmensa mayoría de las SL activas en España utilizan algún tipo de herramienta digital para emitir facturas, por lo que la obligación les afecta directamente.
Conviene también distinguir entre dos modalidades dentro del marco normativo:
- VeriFactu propiamente dicho: el sistema en el que el software envía automáticamente cada registro de facturación a la Agencia Tributaria en tiempo real, generando un código de verificación (TBAI o QR) que aparece en la propia factura.
- Sistema de registro sin envío automático (SIF sin remisión): el software garantiza la integridad e inalterabilidad de los registros, pero no los remite automáticamente a la AEAT. Esta opción también es válida, aunque implica conservar y poner a disposición de Hacienda los registros cuando se soliciten.
Para una SL, la opción VeriFactu con envío automático suele ser la más recomendable, ya que simplifica el cumplimiento y reduce el riesgo de incidencias en una eventual inspección.
Cuándo entra en vigor VeriFactu para una SL
El calendario de implantación es uno de los aspectos que más confusión genera. La normativa establece plazos diferenciados según el tipo de contribuyente:
- Grandes empresas y grupos consolidados (con facturación anual superior a seis millones de euros o que tributan en el régimen de consolidación fiscal): el plazo de adaptación es anterior, con obligación de cumplimiento desde el 1 de julio de 2025.
- El resto de obligados tributarios, categoría en la que se encuadra la mayor parte de las SL españolas por volumen de facturación: el plazo límite es el 1 de enero de 2027.
Esto significa que si tu SL no supera los seis millones de euros de facturación anual ni pertenece a un grupo consolidado, tienes hasta el 1 de enero de 2027 para tener operativo un software homologado. Sin embargo, conviene no apurar ese plazo. La adaptación de los sistemas informáticos requiere tiempo: evaluación de proveedores, configuración, pruebas y formación del equipo administrativo. Cuanto antes empieces, menos riesgo de contratiempos de última hora.
Es importante señalar que estos plazos pueden estar sujetos a modificaciones mediante orden ministerial o disposiciones complementarias. Se recomienda seguir la actualización normativa a través de fuentes oficiales como la AEAT o portales especializados como este.
Quién es responsable del cumplimiento en una SL: el administrador
Este es un punto que muchos pasan por alto y que tiene consecuencias prácticas muy relevantes. En una Sociedad Limitada, la responsabilidad del cumplimiento de las obligaciones tributarias recae sobre el órgano de administración, es decir, sobre el administrador único, los administradores solidarios o mancomunados, o el consejo de administración, según la estructura societaria que corresponda.
El artículo 43 de la Ley General Tributaria establece que los administradores de hecho o de derecho de las personas jurídicas pueden ser declarados responsables subsidiarios de las deudas tributarias cuando por su conducta negligente o dolosa no hubiesen adoptado las medidas necesarias para el cumplimiento de las obligaciones tributarias. El incumplimiento de la normativa VeriFactu puede encuadrarse en este supuesto si se acredita negligencia en la adaptación de los sistemas.
En términos prácticos, esto implica que:
- El administrador de la SL debe asegurarse de que el software de facturación empleado por la empresa cumple con los requisitos del Reglamento antes del plazo aplicable.
- No es suficiente con delegar esta responsabilidad en el asesor fiscal o en el proveedor de software sin verificar el cumplimiento efectivo.
- En caso de inspección, la AEAT podrá requerir a la SL que acredite que su sistema de facturación está homologado y que los registros cumplen con los requisitos de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad exigidos por la norma.
El régimen sancionador asociado al incumplimiento de estas obligaciones puede conllevar multas significativas. Por ello, el administrador debe tratar la adaptación a VeriFactu como una prioridad de gestión, no como una cuestión exclusivamente técnica delegable al departamento de informática.
Qué software de facturación necesita una SL
Para cumplir con la normativa, el software de facturación de tu SL debe satisfacer una serie de requisitos técnicos establecidos en el Real Decreto 1007/2023 y en la Orden Ministerial que lo desarrolla. En concreto, el sistema debe:
- Generar un registro de facturación por cada factura emitida, con un hash encadenado que garantice la inalterabilidad de la cadena de registros.
- Incluir en cada factura un código QR que permita la verificación por parte del destinatario y de la Agencia Tributaria.
- Estar en condiciones de remitir los registros a la AEAT de forma automática si se opta por la modalidad VeriFactu, o conservarlos y ponerlos a disposición en caso de optar por el SIF sin envío.
- Garantizar que los registros no pueden ser modificados ni eliminados una vez generados, preservando la trazabilidad completa.
A la hora de elegir o actualizar el software, una SL debe preguntar a su proveedor habitual si la solución que utiliza ya está adaptada o tiene prevista la adaptación antes del plazo legal. Los principales proveedores de software de gestión empresarial en España están trabajando en estas actualizaciones, pero el nivel de avance varía.
Si tu SL necesita cambiar de herramienta, considera las siguientes opciones según tu perfil:
- Software de facturación para pymes y autónomos: soluciones en la nube orientadas a empresas con un volumen moderado de facturas, generalmente con precios por suscripción mensual.
- ERP con módulo de facturación adaptado: para SL con mayor volumen operativo o necesidades de integración con contabilidad, almacén o CRM.
- Soluciones sectoriales: en algunos sectores existen herramientas específicas (hostelería, retail, servicios profesionales) que ya incorporan la adaptación a VeriFactu.
En todos los casos, verifica que el proveedor pueda acreditar que su solución cumple con las especificaciones técnicas publicadas por la AEAT. La homologación o certificación del software es un elemento clave antes de tomar una decisión de compra.
Pasos para adaptar tu SL a VeriFactu antes del 1 de enero de 2027
La adaptación a VeriFactu no es un trámite puntual, sino un proceso que conviene planificar con suficiente antelación. Estos son los pasos recomendados para una Sociedad Limitada que aún no ha iniciado el proceso:
- Audita tu situación actual. Identifica qué software o herramientas utilizas para emitir facturas. Consulta con tu proveedor si ya están adaptados o cuándo prevén estarlo. Si no tienes proveedor claro o usas soluciones artesanales, este es el momento de buscar alternativas.
- Consulta con tu asesor fiscal. Tu gestoría o asesoría debe estar al tanto de los plazos y requisitos. Asegúrate de que también está adaptando sus herramientas si es quien emite facturas en tu nombre.
- Decide entre VeriFactu con envío automático o SIF sin remisión. Valora cuál de las dos modalidades se adapta mejor a la operativa de tu empresa. Para la mayoría de SL, el envío automático es la opción más segura y menos susceptible de generar dudas en caso de inspección.
- Selecciona o actualiza el software de facturación. Una vez tomada la decisión, elige la solución tecnológica que mejor se adapte a tu volumen de facturación, sector y presupuesto.
- Forma al equipo administrativo. Las personas que gestionan la facturación en tu SL deben entender cómo funciona el nuevo sistema, qué datos deben incluirse en cada factura y cómo resolver incidencias habituales.
- Realiza pruebas antes de la fecha límite. No esperes al último momento para activar el sistema. Haz pruebas con facturas reales para verificar que todo funciona correctamente y que los registros se generan y remiten sin errores.
- Conserva la documentación de cumplimiento. Guarda los contratos, certificaciones o documentación que acredite que tu software cumple con la normativa. Esto puede ser relevante en caso de requerimiento o inspección.
Conclusión
VeriFactu no es una opción para tu SL: es una obligación legal con fecha límite. La mayoría de las Sociedades Limitadas deben tener sus sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2027, y la responsabilidad de garantizar ese cumplimiento recae directamente sobre el administrador de la sociedad.
La buena noticia es que el margen de tiempo aún permite una adaptación ordenada. Aprovecha este periodo para revisar tu software de facturación actual, hablar con tu asesor y elegir con criterio la solución tecnológica que mejor se ajuste a las necesidades de tu empresa. Actuar con antelación te evitará prisas, costes innecesarios y posibles sanciones. En verifactu.com encontrarás recursos actualizados para acompañarte en todo el proceso.