La entrada en vigor del sistema VeriFactu ha obligado a todos los proveedores de software de facturación a actualizar sus herramientas para cumplir con los requisitos técnicos establecidos por la Agencia Tributaria. Wolters Kluwer, uno de los principales proveedores de soluciones de gestión empresarial y contable en España, es uno de los actores que ha tenido que adaptar sus productos a esta nueva normativa. Si utilizas alguno de sus programas, este artículo te explica qué debes saber.
Software de Wolters Kluwer para facturación
Wolters Kluwer es una compañía multinacional con una amplia presencia en el mercado español de software para despachos profesionales, asesorías y empresas. Entre sus soluciones más utilizadas en el ámbito de la gestión fiscal y contable se encuentran programas como a3ERP, a3factura y otras herramientas integradas dentro de su ecosistema a3Software, orientadas tanto a autónomos y pymes como a gestorías y asesorías que gestionan la facturación de múltiples clientes.
Estas soluciones cubren procesos clave como la emisión de facturas, la gestión contable, la declaración de impuestos y el control de tesorería. Dado su volumen de usuarios en España, la adaptación de estos programas a VeriFactu tiene un impacto directo en miles de empresas y profesionales que dependen de ellos para su operativa diaria.
Compatibilidad con VeriFactu
El sistema VeriFactu, regulado por el Real Decreto 1007/2023 y desarrollado técnicamente mediante la correspondiente orden ministerial, exige que los sistemas informáticos de facturación cumplan una serie de requisitos. Entre los más relevantes se encuentran los siguientes:
- Generación de registros de facturación con un hash encadenado que garantiza la integridad e inalterabilidad de los datos.
- Posibilidad de remitir esos registros voluntariamente a la Agencia Tributaria en tiempo real o de forma diferida.
- Inclusión de un código QR en cada factura que permita su verificación.
- Prohibición de doble uso o de alteración de los registros una vez generados.
Para que un software como los de Wolters Kluwer sea considerado compatible con VeriFactu, debe haber sido actualizado para incorporar todas estas funcionalidades. La compañía ha trabajado en la adaptación de sus productos a estos requisitos técnicos, si bien es recomendable que cada usuario verifique con el proveedor directamente qué versión concreta de su software ya incluye estas funcionalidades y si su licencia actual las cubre.
Es importante tener en cuenta que no todos los módulos ni todas las versiones de un mismo programa se actualizan simultáneamente. Si usas una versión antigua de cualquier solución de Wolters Kluwer, es posible que debas actualizar antes de que entre en vigor la obligación para tu colectivo.
Cómo adaptar el software a la normativa
Si eres usuario de alguna solución de Wolters Kluwer y necesitas asegurarte de que tu facturación cumple con VeriFactu, estos son los pasos que deberías seguir:
- Consulta la versión de tu software. Comprueba qué versión tienes instalada y si el proveedor ha publicado una actualización específica para VeriFactu. Los canales habituales son el área de clientes, los avisos dentro del propio programa o el contacto directo con el soporte técnico.
- Actualiza el programa. Si existe una versión compatible, realiza la actualización siguiendo las instrucciones del fabricante. En entornos de red o con múltiples usuarios, es recomendable hacer esto con el apoyo del departamento técnico o del asesor informático.
- Revisa la configuración de emisión de facturas. Una vez actualizado, verifica que el programa está configurado correctamente para generar los registros con hash y el código QR obligatorio. Algunos programas requieren activar esta funcionalidad de forma manual en los ajustes.
- Decide si te acoges al modo VeriFactu o no. La normativa permite dos vías: enviar los registros a la Agencia Tributaria en tiempo real (modo VeriFactu propiamente dicho) o conservarlos en el propio sistema sin enviarlos, siempre que el software cumpla los requisitos técnicos. Consulta con tu asesor fiscal cuál es la opción más adecuada para tu negocio.
- Forma a las personas que emiten facturas. Si en tu empresa hay más personas involucradas en el proceso de facturación, asegúrate de que conocen los cambios y saben cómo opera el nuevo sistema.
En el caso de las asesorías y gestorías que utilizan Wolters Kluwer para gestionar la facturación de sus clientes, el proceso implica además coordinar con cada uno de ellos para garantizar que el sistema utilizado en su nombre también cumple los requisitos.
Ventajas de usar soluciones profesionales adaptadas a VeriFactu
Optar por un software de un proveedor consolidado como Wolters Kluwer, que ha invertido en adaptar sus productos a la normativa, tiene ventajas claras frente a soluciones no certificadas o desarrollos propios sin actualizar:
- Seguridad jurídica. Usar un software adaptado reduce el riesgo de sanciones derivadas del incumplimiento de los requisitos técnicos de VeriFactu. La normativa prevé sanciones económicas relevantes para quienes utilicen sistemas que no cumplan con las especificaciones legales.
- Actualizaciones continuas. Los proveedores profesionales suelen publicar actualizaciones periódicas para adaptarse a cambios normativos. Esto es especialmente importante en un entorno fiscal que evoluciona con frecuencia.
- Integración con otros módulos. Herramientas como las de Wolters Kluwer permiten integrar la facturación con la contabilidad, los modelos fiscales y la gestión de clientes, lo que reduce errores y duplicidades en el trabajo administrativo.
- Soporte técnico especializado. Ante dudas o incidencias relacionadas con VeriFactu, contar con un servicio de soporte del propio fabricante facilita la resolución de problemas de forma ágil.
- Trazabilidad y control. Los sistemas adaptados a VeriFactu generan registros encadenados que garantizan la integridad de la información. Esto no solo responde a una obligación legal, sino que también aporta mayor control interno sobre la facturación emitida.
Es cierto que el coste de las licencias de software profesional puede ser superior al de otras alternativas más básicas. Sin embargo, para una asesoría, una pyme con un volumen relevante de facturas o un autónomo con actividad regular, la inversión suele estar justificada por la reducción del riesgo fiscal y la eficiencia operativa que aportan.
Plazos de obligado cumplimiento que debes tener en cuenta
La obligación de usar sistemas de facturación adaptados a VeriFactu no es simultánea para todos los contribuyentes. Según la normativa vigente, los plazos varían en función del tipo de contribuyente y del ejercicio en que se aprueben definitivamente los requisitos técnicos mediante la orden ministerial correspondiente.
Con carácter general, las empresas con facturación superior a los umbrales establecidos y los grandes contribuyentes tienen plazos más próximos, mientras que autónomos y pymes con menor actividad disponen de más tiempo para adaptarse. En cualquier caso, es fundamental no esperar al último momento, ya que la adaptación del software, la formación del equipo y la verificación del correcto funcionamiento requieren tiempo.
Si tienes dudas sobre cuándo te afecta exactamente la obligación, lo más recomendable es consultarlo con tu asesor fiscal o revisar la información actualizada en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
Conclusión
Wolters Kluwer es uno de los proveedores que ha abordado la adaptación de sus soluciones de facturación a los requisitos de VeriFactu. Si eres usuario de alguno de sus programas, el paso más importante que puedes dar ahora mismo es confirmar que tienes instalada una versión actualizada y compatible, y configurarla correctamente antes de que la obligación sea exigible para tu actividad.
Utilizar un software profesional adaptado a la normativa no solo te protege frente a posibles sanciones, sino que también simplifica la gestión diaria de tu facturación y te prepara para el entorno de mayor control y transparencia fiscal que representa el sistema VeriFactu. En Verifactu.com encontrarás toda la información actualizada sobre esta normativa para que puedas tomar decisiones con criterio.